Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказ територіального управління Державної судової адміністрації України в Волинській області
від 9 квітня 2013 року № 15/01-09
РЕГЛАМЕНТ
територіального управління Державної судової адміністрації України
в Волинській області
Загальні положення
1. Регламент територіального управління Державної судової адміністрації України в Волинській області (далі - Регламент) відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів України», Положення Про територіальні управління Державної судової адміністрації України регулює організаційні та процедурні питання діяльності територіального управління Державної судової адміністрації України в Волинській області.
2. Територіальне управління Державної судової адміністрації України в Волинській області (далі – територіальне управління) є територіальним органом Державної судової адміністрації України (далі - ДСА України).
3. Територіальне управління у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, Положенням про ДСА України, іншими нормативно-правовими актами, наказами і розпорядженнями Голови ДСА України, рішеннями колегії ДСА України, рішеннями органів суддівського самоврядування та Положенням про територіальне управління.
4. Начальник територіального управління з питань, що належить до його повноважень видає накази та розпорядження, організовує і контролює їх виконання, а в разі потреби видає разом з органами місцевої виконавчої влади спільні акти, які є обов'язковими для виконання.
5. Територіальне управління під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з ДСА України, іншими центральними і місцевими органами державної влади, органами влади Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, Вищою кваліфікаційною комісією суддів України, Вищою радою юстиції, органами суддівського самоврядування та Національною школою суддів України.
6. Робота територіального управління, його структурних підрозділів є відкритою і гласною, за винятком розгляду питань, які становлять державну таємницю або належать до документів, що містять службову інформацію.
Діяльність територіального управління щодо відкритості та прозорості, що забезпечується шляхом розміщення інформації про нього на веб-сайті, публікацій у засобах масової інформації, трансляції по радіо і телебаченню репортажів, інтерв'ю, виступів керівництва територіального управління.
Територіальне управління має офіційний веб-сайт, на якому відповідальним працівником управління розміщується інформація про діяльність територіального управління. Публікації на веб-сайті підлягають матеріали, подані керівниками самостійних структурних підрозділів та спеціалістами, відповідальними за відокремлені напрямки роботи управління (далі-відокремлені спеціалісти) та погоджені начальником територіального управління.
Персональну відповідальність за достовірність і повноту наданих відомостей несе керівний склад апарату територіального управління.
7. Інформація про діяльність територіального управління надається громадянам, підприємствам, установам, організаціям, представникам засобів масової інформації тощо відповідно до закону.
8. Положення про структурні підрозділи управління розробляються їх керівниками та затверджуються начальником територіального управління.
9. Робота територіального управління проводиться за перспективними (річними та піврічними) планами, які затверджуються начальником територіального управління.
10. Планування роботи територіального управління здійснюється з метою створення умов для послідовної та узгодженої діяльності його структурних підрозділів та передбачити найбільш важливі заходи, що випливають із пріоритетних напрямів діяльності Державної судової адміністрації України, стану забезпечення функціонування судової влади у державі тощо.
11. Формування планів роботи територіального управління здійснюється провідним спеціалістом з діловодства, контролю та роботи зі зверненнями за поданими пропозиціями керівників самостійних структурних підрозділів та відокремлених спеціалістів, погоджених начальником територіального управління, у разі потреби з обґрунтуванням доцільності проведення галузевих перевірок, аналітичної роботи, надання практичної допомоги тощо.
12. Пропозиції до річних (піврічних) планів роботи територіального управління подаються у розумний термін для їх опрацювання, згідно зі зразком, вказаним у пункті 14 цього Регламенту; інформація про стан виконання плану роботи до 1 числа місяця, наступного за звітним.
Затверджений план роботи територіального управління розміщується на своєму офіційному веб-сайті.
13. Плани роботи територіального управління передбачають заходи, спрямовані на виконання Конституції України, законів України, актів Президента та Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших нормативно-правових актів, наказів, розпоряджень Голови ДСА України, доручень ДСА України, рішень колегії ДСА України, рішень органів суддівського самоврядування та рішень колегій територіального управління.
Заходи, передбачені у плані роботи, повинні відповідати напрямам, визначеним бюджетними програмами, а результативні показники плану роботи - результативним показникам відповідних бюджетних програм.
14. У плані роботи визначаються:
перелік завдань (заходів), що повинні бути виконані;
відповідальні за виконання завдань (заходів);
строки виконання завдань (заходів), проведення оцінки та підготовки звітності;
результативні показники виконання плану роботи.
15. Після затвердження в установленому порядку план роботи територіального управління на відповідний звітний період підлягає ознайомленню усіма працівниками територіального управління.
16. Коригування плану роботи територіального управління проводиться за рішенням начальника територіального управління на підставі мотивованої доповідної записки керівника відповідного самостійного структурного підрозділу/ відокремленого спеціаліста. Про внесені зміни та доповнення до плану роботи провідний спеціаліст з діловодства, контролю та роботи зі зверненнями невідкладно інформує інших керівників структурних підрозділів/ відокремлених спеціалістів територіального управління.
17. Начальником територіального управління не пізніше 10 числа першого місяця звітного періоду затверджується план роботи територіального управління на відповідний звітний період та Річний план проведення територіальним управлінням вивчення стану організації діяльності місцевих загальних судів області, який надсилається для відома головам, в.о. голів місцевих загальних судів області. Крім того, після надходження кошторису видатків на відповідний фінансовий рік та за наявності відповідного подання суду затверджуються плани проведення поточних та капітальних ремонтів приміщень місцевих загальних судів області.
18. Структурні підрозділи територіального управління/ відокремлені спеціалісти роботу по своїх напрямах планують окремо. У планах передбачаються заходи, які випливають із плану роботи територіального управління, нарад і вказівок начальника територіального управління та заходи, які потребують надсилання завдань місцевим загальним судам області або реалізації на рівні начальника територіального управління.
19.Структурними підрозділами територіального управління/ відокремленими спеціалістами розробляються та в установленому порядку затверджуються плани роботи секторів/ головного спеціалста за зразок.
Зразок
роботи сектору (відділу, спеціаліста)__________________________________
територіального управління Державної судової адміністрації України
в Волинській області
на _________20_ р.
|
№ з/п |
Найменування заходів |
Термін виконання |
Виконавці |
Відмітки про виконання |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Загальні питання |
||||
|
|
|
|
|
|
|
Питання по напрямку роботи секторів (відділу) |
||||
|
|
|
|
|
|
|
Методична та навчальна робота |
||||
|
|
|
|
|
|
|
Аналітична робота |
||||
|
|
|
|
|
|
Крім того, керівниками самостійних структурних підрозділів територіального управління можуть розроблятися плани роботи секторів за напрямками роботи поквартально. Право поквартального розроблення плану роботи надається і відокремленим спеціалістам.
20. Плани роботи структурних підрозділів/ за відокремленими напрямками роботи територіального управління підписуються їх керівниками/ спеціалістами попередньо узгоджуються (візуються) відповідальним працівником і затверджуються начальником територіального управління.
Контроль за своєчасним, повним і якісним виконанням цих планів здійснюється керівниками структурних підрозділів/ відокремлені спеціалісти; результати їх виконання та пропозиції щодо реалізації доповідаються начальнику територіального управління та приймається відповідне рішення.
21. Завдання на виконання плану роботи готуються відповідними структурними підрозділами/ відокремленими спеціалістами і за потреби надсилаються на адресу місцевих загальних судів області на місця за підписом начальника або заступника начальника територіального управління у термін, необхідний для його якісного виконання. Якщо плановий захід стосується кількох напрямків роботи - надсилається одне спільне завдання, відповідальність за підготовку якого покладається на першого виконавця, зазначеного у плані.
Направлення місцевим загальним судам області позапланових завдань здійснюється лише за рішенням начальника територіального управління і за його підписом (або особи, що виконує обов’язки начальника управління).
Завдання на виконання рішень колегії ДСА України, постанов колегії територіального управління можуть надаватися за підписом заступника начальника територіального управління.
22. Усі завдання до підпису керівництвом територіального управління вивчаються керівниками структурних підрозділів, які повинні з'ясувати підстави їх направлення, дотримання вимог щодо встановлених термінів виконання.
За наявності інформації про направлення територіальним управлінням завдань всупереч встановленому порядку, керівники структурних підрозділів/ відокремлені спеціалсти негайно доповідають про це начальнику чи заступнику начальника територіального управління для вирішення питання щодо їх відкликання та вжиття заходів реагування щодо порушення норм Регламенту.
23. Про виконання планового заходу складається відповідний документ:
- аналіз, узагальнення, доповідні записки тощо - за підписом виконавця, погоджені керівником структурного підрозділу та завізовані керівництвом територіального управління;
Доповідні записки, аналітичні та інші документи про виконання планових заходів повинні містити конкретні пропозиції щодо кінцевої їх реалізації (розгляду на колегії територіального управління, оперативній нараді, направлення інформаційних листів, листів орієнтовного характеру тощо).
Контроль за своєчасним, повним і якісним виконанням планових заходів покладається на заступника начальника територіального управління.
24. Виконання планового заходу у повному обсязі повинно бути завершено у тому місяці, який визначено у плані. У разі неможливості виконання заходу в установлений термін, керівник структурного підрозділу/ відокремлений спеціаліст не пізніше ніж за тиждень до кінця терміну виконання звертається з мотивованою доповідною запискою до начальника територіального управління про продовження строку виконання.
Про виконання планового заходу керівники структурних підрозділів/ відокремлені спеціалісти особисто доповідають начальнику територіального управління з внесенням пропозицій щодо шляхів реалізації матеріалів відповідних перевірок, проведених аналізів і узагальнень тощо.
25. Загальний контроль за своєчасним, повним і якісним виконанням планових заходів покладається на відповідального працівника територіального управління.
Про виконання планового заходу керівники структурних підрозділів/ відокремлені спеціалісти повинні організувати невідкладне інформування у вигляді інформаційної записки до відповідального працівника територіального управління, який завершує контроль за виконанням планового заходу лише після інформування керівниками відповідних структурних підрозділів/ відокремлених спеціалістів, що засвідчує про кінцеву реалізацію заходу.
Щоквартально відповідальний працівник територіального управління надає начальнику територіального управління інформацію про стан виконання, невиконані планові заходи та причини порушення терміну виконання.
26. Не допускається витребування від місцевих загальних судів Волинської області інформації, не пов'язаної з питаннями ведення загального та судового діловодства суду та з питань організації роботи суду в цілому.
27. Керівництво територіального управління здійснює начальник управління.
Начальник територіального управління має заступника начальника територіального управління, керівників самостійних структурних підрозділів, які організовують, спрямовують та контролюють роботу працівників відповідних структурних підрозділів згідно із встановленим начальником територіального управління розподілом обов'язків, та спеціалістів, відповідальних за відокремлені напрямки роботи управління.
Розподіл службових обов'язків між керівниками структурних підрозділів, відокремленими спеціалістами та взаємозамінність визначаються наказами начальника територіального управління.
Розподіл обов'язків визначає:
- перелік закріплених за відповідним працівником обов'язків, що випливають з покладених на територіальне управління завдань та функцій;
28. Документи щодо встановлення чи зміни структури та штатної чисельності територіального управління готуються відповідальним працівником за ведення кадрової роботи за участю відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності територіального управління.
29. Проекти галузевих наказів начальника територіального управління, інструктивних матеріалів територіального управління тощо, а також зміни та доповнення до них, готують структурні підрозділи/ відокремленими спеціалістами відповідно до напрямів діяльності за погодженням із спеціалістом, відповідальним за юридичний супровід роботи територіального управління. Порядок їх оформлення здійснюється згідно з вимогами Інструкцією з діловодства в територіальному управлінні, розробленої у відповідності із вимогами Примірною інструкцією з діловодства, затвердженою постановою КМУ та Уніфікованою системою організаційно-розпорядчої документації (ДСТУ 4163-2003), затвердженою наказом Держспоживстандарту України.
30. Наказом начальника територіального управління затверджуються положення про самостійні структурні підрозділи, посадові інструкції працівників та заступника начальника управління, якими визначаються їхні завдання, функції, повноваження і обов'язки.
Положення про структурні підрозділи територіального управління попередньо візуються їх керівниками.
31. Функціональні обов'язки керівника, інших працівників структурного підрозділу територіального управління визначаються в посадових інструкціях. Безпосередній розподіл функціональних обов'язків між працівниками структурних підрозділів територіального управління здійснюється за територіально-предметним принципом з урахуванням теоретичної підготовки, практичного досвіду, індивідуальних нахилів і здібностей працівників їх безпосередніми керівниками.
32. Керівники самостійних структурних підрозділів територіального управління постійно здійснюють оперативний контроль за своєчасним і якісним виконанням працівниками планових та позапланових завдань, доручень керівництва ДСА України та керівництва територіального управління, вивчають якість підготовлених спеціалістами документів, надають їм фахову практичну і методичну допомогу.
Керівники структурних підрозділів територіального управління несуть відповідальність за ефективність роботи структурних підрозділів в межах наданих повноважень. Відокремлені спеціалісти несуть відповідальність за ефективність роботи ввіреного напрямку роботи управління.
Організація взаємодії структурних підрозділів територіального управління
33. Організаційну основу взаємодії структурних підрозділів територіального управління визначають положення про структурні підрозділи та документи про розподіл обов'язків між працівниками: посадові інструкції працівників структурних підрозділів територіального управління.
34. Узгодженість у роботі структурних підрозділів обов'язкова при:
- плануванні роботи, виконанні наказів, розпоряджень, доручень Голови ДСА України, наказів, розпоряджень начальника територіального управління, виконання рішень колегій ДСА України та територіального управління;
- розробці спільних рекомендацій, заходів, рішень, які видаються у формі наказів, розпоряджень, постанов колегії територіального управління, інформаційних листів та інших документів;
- організації та проведенні виїздів до місцевих загальних судів області з метою вивчення стану організації їх діяльності, надання практичної допомоги, вивчення та впровадження позитивного досвіду роботи тощо;
- вивченні та узагальненні практики діяльності місцевих судів, у тому числі з наскрізних тем, підготовці інформацій, аналітичних довідок та інших документів;
- розробці пам'яток, методичних посібників, інших інструктивних матеріалів, підготовці завдань місцевим загальним судам області;
- здійсненні інших заходів, визначених начальником територіального управління.
35. За координацію діяльності структурних підрозділів територіального управління з питань, вирішення яких потребує комплексного підходу, відповідає заступник начальника управління, якщо інше не передбачено у конкретному дорученні начальника управління.
36. На сектор організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій покладається комплексне організаційне забезпечення вирішення питань при плануванні роботи, організації виїздів до місцевих загальних судів та інших питань, які потребують узгодження дій структурних підрозділів територіального управління.
Узгодження дій структурних підрозділів територіального управління при підготовці оперативних нарад у територіальному управлінні покладається на відповідального працівника територіального управління, який готує питання для розгляду.
37. Для сприяння здійсненню повноважень територіального управління начальник утворює консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи (колегії, робочі групи тощо), комісії.
Завдання, функції та персональний склад таких органів визначає начальник управління. У разі потреби персональний склад затверджується головою ДСА України за поданням начальника територіального управління.
Рішення зазначених органів оформляється постановами та протоколами.
38. Для узгодженого розгляду питань, що належать до компетенції територіального управління, обговорення найважливіших напрямків діяльності утворюється колегія територіального управління Державної судової адміністрації України в Волинській області у складі начальника (голова), заступник начальника (за посадою), керівники структурних підрозділів/ відокремлених спеціалістів територіального управління, а також керівники апаратів місцевих судів, яких визначає начальник. До складу колегії в установленому порядку за згодою можуть бути включені судді місцевих загальних судів області ( у тому числі ті, які займають адміністративні посади) та у разі потреби - представників інших органів державної влади, підприємств, установ та організацій (за згодою).
Забезпечення належних умов діяльності колегії територіального управління покладається на її секретаріат.
39. Колегія територіального управління є консультативно-дорадчим органом, який утворюється для погодженого вирішення питань, що належать до її компетенції, відповідно до Положення про колегію територіального управління Державної судової адміністрації України в Волинській області та для колективного і вільного обговорення найважливіших напрямів діяльності Державної судової адміністрації України.
На розгляд колегії територіального управління виносяться найбільш актуальні проблеми діяльності Державної судової адміністрації України, а також результати комплексних, контрольних чи галузевих вивчень стану організації діяльності судів, підсумки роботи за планово-звітні періоди, організаційні, кадрові та інші найбільш важливі питання, що потребують колегіального вирішення.
До порядку денного засідання колегії територіального управління не вносяться питання, які можуть бути розглянуті на оперативних нарадах або вирішені керівництвом територіального управління в межах їх компетенції.
40. Засідання колегії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менше дві третини загальної кількості її членів.
Засідання колегії проводиться відповідно до затвердженого плану, позачергові - за потреби.
Дату, час та місце проведення засідання колегії, коло запрошених до участі в ній визначає начальник територіального управління.
41. Рішення колегії приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів колегії.
У разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос головуючого.
В окремих випадках за рішенням головуючого може бути застосовано процедуру таємного голосування.
Думка відсутнього члена колегії з питань порядку денного засідання, подана у письмовій формі, розглядається на засіданні колегії і враховується під час голосування.
Рішення колегії оформляється постановами, які підписуються головою колегії. Рішення колегії впроваджується в життя, як правило, наказом голови територіального управління.
42. Засідання колегії територіального управління призначається в термін, необхідний для якісної підготовки матеріалів, вивчення їх членами колегії територіального управління.
Матеріали на розгляд колегії територіального управління (доповідні записки, довідки, аналізи чи узагальнення, проекти рішень, наказів та інших документів, а також список посадових осіб, які запрошуються, відомості про осіб, які повинні виступати з доповідями, звітами, інформаціями та давати пояснення) готуються в структурних підрозділах і подаються до секретаріату колегії територіального управління. Згадані матеріали повинні містити об'єктивну та критичну оцінку стану справ з обговорюваного питання, а проект рішення - неупереджену оцінку діяльності структурних підрозділів територіального управління, місцевих загальних судів області та їх працівників, за наявності суттєвих недоліків - пропозиції щодо їх відповідальності, а також конкретні завдання, способи та строки їх виконання, посадову особу, на яку покладається контроль.
Секретаріат колегії готує порядок денний засідання колегії територіального управління, що затверджується начальником територіального управління, і разом з матеріалами вручає його членам колегії територіального управління .
43. Документи, які виносяться на розгляд колегії територіального управління, візують виконавці, керівники самостійних структурних підрозділів та несуть відповідальність за якість, достовірність, повноту підготовлених матеріалів.
44. Контроль за своєчасністю надання та повнотою документів, які подаються на розгляд колегії територіального управління, здійснює управління секретаріат колегії територіального управління.
45. До участі в роботі колегії територіального управління запрошуються працівники та посадові особи, яких безпосередньо стосується питання. Запрошення зазначених працівників на засідання колегії територіального управління та ознайомлення їх з необхідними документами забезпечує секретаріат колегії.
46. Головує на засіданнях колегії начальник територіального управління, а за його відсутності - виконуючий обов'язки начальника територіального управління. Хід засідання колегії територіального управління може стенографуватися; за рішенням голови колегії може проводитися магнітний чи відеозапис.
47. На засіданнях колегії територіального управління доповідають заступник начальника або керівники структурних підрозділів територіального управління. Виступи мають бути чіткими і стислими, з викладом суті проблемного питання, з відповідними висновками та конкретними пропозиціями. Тривалість доповідей, звітів, інформацій встановлюється головуючим.
48. Розглянуті колегією територіального управління матеріали з доповненнями та пропозиціями (проекти постанов колегії територіального управління, наказів тощо) у разі необхідності повертаються для внесення відповідних змін структурним підрозділам, які готували питання.
Доопрацьовані та узгоджені з відповідними керівниками самостійних структурних підрозділів проекти постанов колегії територіального управління секретаріатом колегії у десятиденний термін (якщо головою колегії не встановлено інший строк) подаються на підпис начальнику територіального управління.
49. Протокол засідання колегії територіального управління складається секретаріатом колегії упродовж п'яти робочих днів з часу підписання рішення колегії територіального управління.
50. Примірники рішення колегії територіального управління, а також видані на їх підставі накази та постанови начальника територіального управління після підпису надсилаються секретаріатом колегії місцевим загальним судам області, передаються членам колегії, керівникам самостійних структурних підрозділів територіального управління відповідно до прийнятого рішення.
Повноту, всебічність і своєчасність виконання рішень колегії територіального управління забезпечують заступник начальника управління та керівники структурних підрозділів територіального управління.
Контроль за виконанням рішень колегії територіального управління покладається на заступника та керівників структурних підрозділів територіального управління.
Рішення колегії територіального управління зберігаються в окремій контрольній справі, передбаченої номенклатурою територіального управління, у якій акумулюються всі документи (доповідні записки, довідки, виступи, статистична інформація тощо), пов'язані з його виконанням.
Секретаріат здійснює загальний контроль за виконанням рішень колегії територіального управління.
51. Доповідні записки на виконання рішення колегії територіального управління, що надійшли від місцевих загальних судів області, структурних підрозділів територіального управління передаються для розгляду заступнику начальника територіального управління, на якого покладався контроль за його виконанням, для організації вивчення повноти та якості виконання та підготовки інформації про можливість зняття рішення колегії територіального управління з контролю. Загальний термін виконання цієї роботи не може перевищувати одного місяця.
52. Рішення колегії територіального управління знімаються з контролю начальником територіального управління або виконуючим його обов'язки на підставі обґрунтованої доповідної записки.
Знімаються з контролю лише повно і всебічно виконані пункти заходів. У разі неналежного виконання рішення колегії територіального управління окремими виконавцями або невиконання окремих заходів рішення, контроль виконання у цій частині продовжується в установленому порядку.
53. Матеріали про виконання рішень колегії територіального управління передаються до секретаріату для здійснення аналізу стану виконання постанов, який долучає їх до протоколу засідання колегії територіального управління.
Секретаріат періодично вивчає практику роботи колегії територіального управління, стан виконання її рішень, вносить пропозиції щодо удосконалення цієї роботи.
54. У своїй роботі колегія територіального управління керується Положенням про колегію територіального управління Державної судової адміністрації України в Волинській області, затвердженим наказом територіального управління.
55. Організація кадрової роботи територіального управління здійснюється відповідальним працівником / працівниками за ведення даного напрямку роботи в територіальному управлінні, згідно з планом.
56. Прийняття на державну службу в територіальному управлінні здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством.
Прийняття працівників на роботу до територіального управління на посади, що не віднесені до категорій посад державних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.
57. Тривалість робочого часу державних службовців визначається відповідно до законодавства про працю з урахуванням особливостей, визначених Законом України «Про державну службу», та внутрішніми нормативними документами територіального управління.
У територіальному управлінні ведеться облік робочого часу працівників шляхом складання табелю відповідальною особою. Щомісячно в установленому порядку табель передається до відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності територіального управління за підписом відповідальних працівників.
Перебування у робочий час працівників структурних підрозділів/ відокремлених спеціалістів територіального управління за межами його приміщення з метою вирішення службових питань погоджується з керівниками відповідних структурних підрозділів/ керівництвом управління відповідно. Керівники структурних підрозділів повідомляють про свою відсутність у робочий час у зв'язку із службовою необхідністю заступнику начальника територіального управління, який здійснює координацію діяльності відповідних підрозділів.
Відповідно до Закону України «Про відпустки» відповідальним працівником щорічно до 31 грудня подають пропозиції, погоджені з заступником начальника територіального управління, для складання графіка відпусток, який доводиться до відома всіх працівників.
Відпустка працівникам територіального управління надається на підставі заяви на ім'я начальника територіального управління, поданої не пізніше 10 днів до її початку за погодженням з керівником самостійного структурного підрозділу та заступником начальника територіального управління.
У разі виробничої необхідності, відповідно до вимог чинного законодавства, працівники можуть бути відкликані із щорічної чи додаткової відпустки наказом начальника територіального управління (виконувачем його обов'язків). Частина невикористаної відпустки надається працівнику у будь-який інший час, або приєднується до наступної відпустки.
Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов'язаних з ними, здійснюється відповідальним працівником територіального управління.
58. З метою своєчасного та в повному обсязі виконання завдань і доручень керівництва ДСА України встановлюється, у виняткових випадках, чергування працівників структурних підрозділів/ відокремлених спеціалстів у порядку, визначеному наказом територіального управління.
Для виконання невідкладної та непередбаченої роботи працівники територіального управління можуть залучатися до роботи у вихідні, святкові та неробочі дні з наступною компенсацією відповідно до статті 62 Кодексу законів про працю України.
59. У територіальному управлінні формується кадровий резерв, який підлягає перегляду та затвердженню в установленому законодавством порядку. Із зарахованими до кадрового резерву особами проводиться робота, спрямована на підвищення їх кваліфікації.
З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб, зарахованих до кадрового резерву, або державних службовців, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитися в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах у структурних підрозділах територіального управління.
60. З метою підвищення ефективності роботи державних службовців та відповідальності за виконання доручень в порядку, визначеному законодавством, проводиться атестація державних службовців.
У період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків.
Результати атестації та щорічної оцінки беруться до уваги керівництвом під час проведення ротації кадрів на окремих посадах, встановлення надбавок тощо.
61. Начальник територіального управління розглядає і вносить на розгляд ДСА України відповідно до закону пропозиції щодо нагородження державними нагородами, здійснює інші заходи щодо заохочення працівників територіального управління та місцевих судів загальної юрисдикції області.
_03_03.png)
62. Організація роботи з документами в територіальному управлінні здійснюється в порядку, передбаченому Інструкцією з діловодства в територіальному управлінні, що розробляється відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.11 № 1242 (далі – Інструкція з діловодства), Уніфікованою системою організаційно-розпорядчої документації (ДСТУ 4163-2003), затвердженою наказом Держспоживстандарту України, Інструкції з діловодства у Державній судовій адміністрації України, затвердженої наказом від 23.03.11 № 73, Закону України «Про звернення громадян», Закону України «Про доступ до Публічної інформації» та цього Регламенту.
Інструкція з діловодства в територіальному управлінні Державної судової адміністрації України в Волинській області затверджується наказом начальника територіального управління.
63. Порядок організації роботи з документами, які містять службову інформацію, визначається законодавством.
64. Організація діловодства у територіальному управлінні покладається на начальника територіального управління або, за його дорученням, на заступника начальника.
65. Відповідальність за організацію виконання документів несуть заступник начальника та керівники структурних підрозділів/ відокремлені спеціалісти територіального управління.
66. До основних видів роботи з документами належать:
реєстрація вхідної кореспонденції;
робота з документами у структурних підрозділах;
підготовка документів для доповіді керівництву;
підготовка та узгодження проектів нормативно-правових актів та актів організаційно-розпорядчого характеру;
організація виконання актів Президента України та Кабінету Міністрів України, рішень органів суддівського самоврядування;
підготовка та оформлення документів до засідань колегії територіального управління;
оформлення копій та додатків до документів;
реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;
організація та здійснення контролю за виконанням документів;
складення номенклатури та формування справ;
підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;
ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів центрального органу виконавчої влади.
67. Документи, що надійшли до територіального управління, після їх реєстрації (проставленням штампа з датою надходження і реєстраційного номера) передаються після резолюції керівництва у структурний підрозділ / відокремленому спеціалісту територіального управління, до компетенції якого належить вирішення питань, викладених у зверненні.
68. З метою забезпечення своєчасного та на належному рівні виконання документів у територіальному управлінні здійснюється контроль за їх виконанням.
69. Контроль за виконанням здійснюється стосовно зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.
Обов’язковому контролю підлягає виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України та Прем’єр-міністра України, розпорядженнями Голови ДСА України, реагування на звернення комітетів Верховної Ради України, запити і звернення народним депутатів України, депутатів місцевих рад.
70. Контроль на виконання завдань здійснює відповідальний працівник територіального управління.
71. Для підвищення рівня виконавської дисципліни та удосконалення контролю за виконанням документів у територіальному управління ведуться реєстраційно-контрольні картка (далі - РКК) . Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.
Організацію контролю за виконанням завдань здійснює заступник начальника управління, а безпосередній контроль за виконанням документів - працівник, відповідальний за діловодство у територіальному управлінні.
РКК на документи, які передбачають контроль. Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки. Діловод для контролю за виконанням документів повинні проводитися такі види робіт:
- постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
- інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;
- зняття документів з контролю;
- формування картотеки виконаних документів.
Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та керівна особа, яка поставила його на контроль (або особа яка виконує обов’язки); при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.
Відповідальна особа за ведення діловодства в територіальному управлінні періодично (як правило двічі на рік) проводить узагальнення про хід виконання взятих на контроль документів та доповідає начальнику територіального управління. Ця інформація у подальшому може бути використана під час проведення атестації та щорічної оцінки виконання державними службовцями територіального управління завдань та функціональних обов’язків.
72. Територіальне управління організовує в установленому порядку розгляд звернень громадян - пропозицій, заяв та скарг. Організація розгляду звернень громадян, у тому числі ведення діловодства та проведення особистого прийому громадян, покладається на відповідального працівника територіального управління за дану ділянку роботи.
73. Розгляд звернень громадян, організація їх особистого прийому в територіальному управлінні здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян», інших актів законодавства та внутрішніх нормативних документів територіального управління.
74. Діловодство за зверненнями громадян ведеться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об»єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.
75. Особистий прийом громадян проводиться начальником та заступником начальника територіального управління згідно з графіком, який затверджується наказом начальника територіального управління та оприлюднюється на інформаційному стенді територіального управління та на офіційному веб-порталі судової влади.
Графік особистого прийому громадян повинен містити інформацію про місце проведення, дні і години прийому.
76. Відповідальна особа територіального управління аналізує двічі на рік роботу по розгляду звернень громадян, узагальнює надані пропозиції, що міститься в них, розробляє рекомендації, спрямовані на усунення причин виникнення обґрунтованих скарг і зауважень громадян, контролює вирішення у них питань.
Організація та порядок проведення нарад, організація проведення виробничого навчання
77. Начальник територіального управління (у разі його відсутності виконуючий обов»язки начальника управління) проводить апаратні наради з працівниками територіального управління для розгляду та вирішення питань, що належать до повноважень територіального управління.
Порядок денний апаратної наради формується на підставі доручень ДСА України та начальника територіального управління.
Проект порядку денного апаратної наради погоджується з начальником територіального управління і доводиться до відома заступника та керівників самостійних структурних підрозділів.
78. Апаратні наради проводяться начальником територіального управління не рідше двох разів на місяць.
79. Рішення, прийняті на апаратних нарадах, оформлюються не пізніше ніж у дводенний строк протоколами.
Протоколи підписуються головуючим і доводяться до відома учасників апаратної наради.
80. За результатами розгляду питань на апаратній нараді можуть видаватись в установленому порядку накази, розпорядження начальника територіального управління.
81. Організацію проведення апаратних нарад здійснює відповідальний працівник територіального управління.
82. З метою розгляду та оперативного вирішення окремих питань, що належать до повноважень територіального управління, начальник, заступник начальника, керівники структурних підрозділів територіального управління проводять оперативні наради.
Забезпечення організації проведення оперативних нарад у начальника територіального управління здійснюється відповідальним працівником управлінням.
82. Порядок денний та матеріали до нього надаються учасникам оперативної наради завчасно, а з додаткових (позапланових) питань - у день її проведення.
83. Результати оперативної наради оформляються протоколом у дводенний термін з дня її проведення за підписом головуючого та доводяться до відома її учасників.
84. Контроль за якісним і своєчасним виконанням рішень оперативних нарад у самостійних структурних підрозділах територіального управління покладається на їх керівників.
85. Для вирішення питань міжвідомчого характеру в територіальному управлінні під головуванням начальника управління (чи за його дорученням – заступником начальника) можуть проводитися міжвідомчі наради із залученням представників інших органів державної влади.
86. Дата, час, місце проведення та коло учасників міжвідомчої наради визначаються начальником територіального управління чи за його дорученням – заступником начальником.
Порядок денний та матеріали до нього надсилаються учасникам міжвідомчої наради не раніше ніж за два дні до початку її проведення.
87. Матеріали та проекти рішень до міжвідомчих нарад готують структурні підрозділи, до компетенції яких належать порушені питання.
88. Організація підготовки та проведення міжвідомчих нарад, а також узагальнення необхідних документів покладається на відповідального працівника управління, або за дорученням начальника – на структурний підрозділ, до компетенції якого належать порушені питання.
За результатами проведення міжвідомчої наради проект рішення подається для підпису головуючому на нараді та відповідним посадовим особам - учасникам наради, після чого надсилається виконавцям.
89. Рішення та протоколи міжвідомчих нарад складаються та підписуються у десятиденний термін з дня їх проведення.
90. Контроль за своєчасним і якісним виконанням рішень міжвідомчих нарад, проведених в територіальному управлінні, покладається на заступника начальника та на відповідального працівника територіального управління.
Організація проведення виробничого навчання
З метою вдосконалення професійних навичок працівників територіального управління начальником територіального управління затверджується Програма виробничого навчання працівників територіального управління на наступний рік. Дані програми містять інформацію про тему навчання, доповідача та відмітку про виконання.
Вказані заняття проводилися щомісячно в перший понеділок після звітного місяця. Тематики навчань включають питання загального характеру; питання щодо проходження державної служби; основних положень Закону України «Про засади запобігання та протидії корупції», питання проходження судового діловодства та внесення змін і доповнень до чинного законодавства України.
Дані навчання підлягають протокольному оформленню відповідно до вимог діловодства з відміткою про ознайомлення.
91. Під час здійснення своїх повноважень територіального управління взаємодіє з місцевими органами виконавчої влади, іншими органами державної влади та місцевими органами місцевого самоврядування, Вищою кваліфікаційною комісією суддів України , Вищою радою суддів України, органами суддівського самоврядування та Національною школою суддів України.
92. Взаємовідносини територіального управління з іншими місцевими органами державної влади та органами місцевого самоврядування здійснюється в установленому законом порядку з метою забезпечення належного виконання покладених на територіальне управління завдань.
93. Територіальне управління розглядає звернення, пропозиції, інші матеріали та документи, що надходять від центральних та місцевих органів державної влади, органів місцевого самоврядування, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України , Вищої ради юстиції, органів суддівського самоврядування та Національної школи суддів України..
Організація проведення вивчення стану організації діяльності місцевих судів області, надання практичної допомоги
94. Вивчення стану організації діяльності роботи у місцевих загальних судах області (далі – вивчення стану) є одним з важливих методів організаційного забезпечення його діяльності, має за мету виявити позитивний досвід роботи для подальшого його розповсюдження, а також виявити недоліки та причини їх породження, допомогти в розробленні заходів щодо усунення цих недоліків.
95. Вивчення стану у місцевому загальному суді області здійснюється згідно з затвердженим планом-графіком, а в окремих випадках - за дорученням начальника територіального управління або за рішенням колегії територіального управління, але не рідше один раз на два роки.
96. Практична допомога місцевим загальним судам області може надаватися структурними підрозділами територіального управління з урахуванням нетривалого перебування на посаді відповідальних працівників апарату суду, недостатнього практичного досвіду роботи тощо.
97.Територіальним управлінням затверджується Типовий план вивчення стану організації роботи місцевих загальних судів області.
98. Вивчення стану проводять найбільш кваліфіковані і досвідчені спеціалісти територіального управління.
99. Персональний склад групи, яка буде проводити вивчення стану, та її керівник затверджується відповідним наказом чи розпорядженням, як правило, не пізніше ніж за 6 днів до початку проведення вивчення стану.
100. При організації комплексного вивчення стану начальником територіального управління визначається керівник групи – заступник начальника управління чи один із керівника самостійного структурного підрозділу територіального управління, який відповідає за повноту та якість її проведення і належну підготовку доповідної записки.
101. Інструктаж працівників, які відряджаються на вивчення, проводиться керівниками самостійних структурних підрозділів територіального управління, а при виїздах на комплексні перевірки - керівниками груп.
Керівником групи розробляється індивідуальний план вивчення на кожний суд на основі Типового плану (за необхідності – за погодженням з іншими органами) та подається на затвердження начальнику територіального управління.
Копія наказу та план надсилається голові, в.о. голови суду для відома не пізніше ніж за 4 днів до початку проведення вивчення стану.
Виїзди працівників структурних підрозділів територіального управління на комплексні, контрольні та галузеві вивчення стану оформляються наказом начальника.
Виїзд у відрядження працівника територіального управління з метою надання практичної допомоги здійснюється за його мотивованою службовою запискою та за згодою відповідного керівника самостійного структурного підрозділу та заступника начальника територіального управління.
Підписанню наказу начальника територіального управління про виїзд працівника у відрядження передує з’ясування заступником начальника наявності у працівника затвердженого плану вивчення, а також статистичної та іншої інформації щодо стану діяльності відповідного місцевого суду області.
102.Організація виїздів у відрядження працівників структурних підрозділів територіального управління для проведення галузевих вивчень чи надання практичної допомоги покладається на їх керівників, а на комплексні (контрольні) вивчення - керівників груп.
103. Після проведення вивчення стану на місцях проводиться нарада з апаратом суду де коротко обговорюються усі питання, які підлягали вивченню, у тому числі вказуються позитивні моменти в організації роботи суду і виявлені недоліки.
104. Результати перевірок, матеріали про надання практичної допомоги оформлюються доповідними записками чи довідками. Складені документи повинні бути аргументованими. У них повинна даватися об'єктивна оцінка стану справ на місцях, вказуватися причини виявлених недоліків та прорахунків, конкретні працівники, які допустили недоліки чи порушення; зазначатися, яка надана практична допомога, викладатись висновки та конкретні пропозиції.
Доповідні записки (довідки) за результатами комплексних, контрольних (планових та позапланових) і галузевих (по фактах скарг) перевірок не повинні перевищувати відповідно 15, 10 та 5 сторінок. До них можуть долучатися статистичні дані та інші необхідні документи. Разом з тим, за окремим погодженням з начальником управління доповідні записки ( довідки) за результатами вказаних вивчень можуть містити більшу кількість сторінок , але не більше 25,15,10 сторінок.
105. Підготовлені документи за наслідками вивчення стану або надання практичної допомоги у місцевих судах складаються у територіальному управлінні, підписуються керівником групи та працівниками, які її проводили.
Підготовлені документи готуються у трьох примірниках – один з них залишається в територіальному управлінні, другий - скеровується на адресу місцевого суду де проводилось вивчення чи надавалась допомога для відома та у разі виявлення – усунення допущених помилок, та голові апеляційного суду області – для відома.
З метою усунення аналогічних недоліків у інших місцевих загальних судах області підготовлені документи по вивченню стану роботи одного із місцевих судів скеровуються для відома на їх електронні адреси та для відома апеляційному суду області та Державній судовій адміністрації України.
106. Результати виїздів доповідаються:
щодо виконання планових заходів – заступником начальника територіального управління;
щодо інших заходів (позапланове надання практичної допомоги, вивчення окремого напрямку роботи суду тощо) керівником самостійного структурного підрозділу – начальнику територіального управління;
у разі створення групи – керівником групи – начальником територіального управління.
За наслідками доповіді начальник територіального управління приймає рішення щодо їх реалізації.
107. Оформлення посвідчень про відрядження, виплата коштів покладається в межах наданих повноважень відповідно на відповідального працівника за ведення кадрової роботи та на відділ планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності територіального управління. Посвідчення про відрядження та грошовий аванс ( у разі необхідності) видаються не пізніше як за добу до дня виїзду.
108. Відрядження працівників територіального управління за кордон здійснюється відповідно до чинного законодавства України.
Поширення та впровадження позитивного досвіду.
Забезпечення статистичною інформацією
109. Позитивний досвід роботи територіального управління Державної судової адміністрації України в Волинській області, місцевих загальних судів області поширюється за результатами їх вивчень на місцях, обговорення та схвалення на засіданні колегії ДСА України, територіального управління або на апаратній нараді у начальника територіального управління.
На підставі опрацьованого матеріалу відповідним самостійним структурним підрозділом / відокремленим спеціалістом готується інформаційний лист про позитивний досвід, в якому розкриваються нові форми та методи роботи.
Інформаційні листи про позитивний досвід роботи у територіальному управління, підготовлені відповідним самостійним структурним підрозділом/ відокремленими спецілістами, подаються на розгляд та погодження начальнику територіального управління. Після його підписання керівником територіального управління даний інформаційний лис скеровується на адресу ДСА України.
Не застосовується як позитивний досвід перелік позитивних результатів роботи, без наявності новизни з певного напряму діяльності, без розкриття методики їх одержання.
110. Отримані з місцевих загальних судах області інформаційні листи про позитивний досвід роботи за дорученням керівництва територіального управління у 10-денний термін вивчаються відповідними структурними підрозділам територіального управління на предмет їх якості, ефективності та відповідності вимогам до таких документів.
У разі доцільності поширення позитивного досвіду роботи за результатами його вивчення структурним підрозділом/ відокремленим спеціалістом територіального управління готується інформаційний лист у порядку, визначеному цим Регламентом.
111. Самостійні структурні підрозділи/ відокремлені спеціалісти територіального управління по відповідних напрямках роботи періодично узагальнюють стан організації роботи щодо поширення позитивного досвіду та впровадження його у практичну діяльність.
112. Розроблені структурними підрозділами/ відокремленими спеціалістами територіального управління методичні рекомендації з предметних напрямів роботи розглядаються на засіданні колегії територіального управління або на апаратній нараді у начальника територіального управління і після схвалення направляються місцевим загальним судах області для використання у практичній діяльності.
113.Структурні підрозділи/ відокремлені спеціалісти територіального управління надають керівництву територіального управління відповідну інформацію про стан роботи місцевих загальних судів області з відповідних напрямків тощо.
114. Статистична інформація за підсумками роботи територіального управління, місцевих загальних судів області за певний період комплектується в аналізах , узагальненнях тощо, примірники яких надаються для відома ДСА України, апеляційного суду, місцевих загальних судів області та керівництву територіального управління.
115. При здійсненні виїздів у місцеві загальні суди області, при підготовці до проведення засідань колегій територіального управління та в інших необхідних випадках керівники структурних підрозділів готують інформацію з відповідними статистичними даними за напрямками роботи.
___________________________________________________________________________________________
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказ територіального управління
Державної судової адміністрації України
в Волинській області
від «31» 03.2015 року № _49_/01-08
Доповнення до Регламенту
територіального управління Державної судової адміністрації України
в Волинській області
Організація роботи територіального управління
щодо підготовки довідок на запити заявників
- порядковий номер реєстрації довідки;
- вид довідки;
- дата видачі;
- прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видано довідку;
- відмітка про отримання довідки заявником особисто (підпис особи)/ скерування поштовим зв’язком.
Днем для видачі довідок про доходи заявникам визначено четвер кожного тижня.
_________________________________________
