Довідка
за наслідками комплексного вивчення стану організації роботи
Рожищенського районного суду за період з 01.01.09 по 27.04.10
Вивчення стану діяльності у місцевих загальних судах області є одним з важливих методів організаційного забезпечення його діяльності, має за мету виявити позитивний досвід роботи для подальшого його розповсюдження, а також виявити недоліки та причини їх породження, допомогти в розробленні заходів щодо усунення цих недоліків.
Комплексне вивчення стану організації роботи Рожищенського районного суду проводилось 27 квітня 2010 року.
Об’єктом дослідження було визначення якісних змін у роботі суду після вжиття ним заходів, що рекомендовані спеціалістами управління у ході вивчення роботи суду у березні 2008 року. Вивчення проводилося відповідно до плану проведення ТУ ДСА в області вивчення стану організації діяльності місцевих загальних судів області у 2010 році, затвердженого 05.01.10, Методичних рекомендацій щодо вивчення стану організаційного забезпечення роботи загальних судів, кваліфікаційних комісій суддів та органів суддівського самоврядування, затверджених рішенням Ради суддів України від 13.05.05 № 24 та на виконання рішення колегії ДСА України від 11.10.07 № 6/3.
Комплексне вивчення стану організації роботи суду здійснювалося робочою групою у складі: керівник групи - завідувач сектору організаційного, юридичного та господарського забезпечення діяльності судів Пивовар С.А. та представники територіального управління - завідувач сектору кадрової роботи, організаційного забезпечення діяльності кваліфікаційних комісій суддів та органів суддівського самоврядування Корж Г.В., завідувач сектору організації роботи з ведення судової статистики, судового діловодства та архіву судів, організації служби судових розпорядників Павлюк О.О., провідного спеціаліста цього ж сектору Вознюк О.М.
Для потреб Рожищенського районного суду на умовах оренди надано частину службового приміщення, яке перебуває в оперативному управлінні Державного казначейства України. У 2004-2005 роках проведено капітальний ремонт та реконструкція переданого для потреб суду приміщення, загальною площею 394,4 кв. Вартість робіт становила: капремонт – 112 125 грн. та реконструкція - 281 021,30 грн. Разом з тим, наявна площа орендованого приміщення не в повній мірі забезпечує потребу чотирьохскладового районного суду.
У 2009 році Рожищенський районний суд забезпечено: комп’ютером на суму 4 607 грн., канцелярським та настільним приладдям на суму 1 028,20 грн., папером на суму 2326,36 грн., маркованою та немаркованою продукцією на суму 15 220 грн., бланковою та журнальною продукцією на суму 2 904,10 грн., СД дисками на суму майже 1 108,57 грн.
У 2010 році по мірі надходження коштів районний суд забезпечено: господарськими товарами на суму 448,13 грн., папером на суму 1 445,30 грн., маркованою та немаркованою продукцією на суму 7 754,70 грн., бланковою та журнальною продукцією на суму 387,20 грн., СД дисками на суму 125,6 грн.
Районний суд забезпечено гербовою печаткою, печатками “Канцелярія”, “Для довідок”, штампами: для вихідної кореспонденції, для вхідної кореспонденції, “З оригіналом згідно”, “Судова повістка”, “Знято з контролю”. У суді ведеться їх облік у журналі обліку печаток і штампів, який прошнурований, пронумерований, підписаний головою суду та скріплений гербовою печаткою.
У 2009-2010 роках випадків скоєння порушень законодавства стосовно питань незалежності, недоторканості і безпеки суддів та інших працівників суду не було. Судді районного суду забезпечені мантіями та суддівськими нагрудними знаками.
Очолює апарат Рожищенського районного суду та здійснює безпосереднє керівництво його діяльністю та відповідно до п.4.1 Типової посадової інструкції , затвердженої наказом ДСА України від 20.07.05 № 86, несе персональну відповідальність за виконання покладених законом на апарат суду завдань, керівник апарату суду – Сімінська І.В.
Ведення загального діловодства
Номенклатура справ районного суду на 2009-2010 роки розроблена з урахуванням Примірної номенклатури суду, надісланою територіальним управлінням для відома та використання в роботи. Судом враховано порядок введення в дію номенклатури справ. Номенклатура за 2009 рік не завершена підсумковий запис категорії та кількість справ.
При огляді номенклатурних справ суду зроблено зауваження щодо не відповідності підшитих документів найменуванні самої справи. Наголошено на необхідності їх приведення у відповідність.
Повторно звернуто увагу працівників на необхідності неухильного дотримання вимог до організаційно-розпорядчої документації суду.
Надано роз’яснення щодо дотримання керівництвом суду вимог п.18.19, п.18.20 Інструкції з діловодства в місцевому загальному судів, в частині накладення резолюції.
Проходження документообігу в районному суді здійснюється в основному з дотриманням встановлених вимог. Журнали реєстрації вихідної та вихідної документації ведуться охайно, порушення хронології реєстрації документів не спостерігається. Попередні зауваження в частині ведення розносної книги судом враховані частково, оскільки допускаються випадки не заповнення усіх передбачуваних граф (не вказано П,І,П, посада особи та її підпис, яка отримала документ, дата отримання) - з даного питання надано роз’яснення.
Із запровадженням у суді ведення контролю за зареєстрованими документами, в яких установлено термін їх виконання, рівень виконавської дисципліни загалом покращився. Разом з тим, дана ділянки потребує постійного контролю з боку керівництва суду.
Підготовку проекту плану роботи суду та контроль за виконанням запланованих заходів забезпечує керівник апарату суду. Плани роботи складаються на кожний квартал та затверджуються головою суду. Однак, план роботи суду не охоплює усі напрямки його роботи. З даного питання керівнику апарату надано роз’яснення.
Обліково-кодифікаційна та аналітична роботи робота здійснюється в основному з дотримання надісланих інструктивних матеріалів. У суді ведуться журнал обліку юридичної літератури, що надходить до суду та журнал видачі юридичної літератури, які оформлені відповідним чином.
Узагальнення проводиться в основному до методичних рекомендації.
Робота із зверненнями громадян в Рожищенському районному суді організована і ведеться відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента «Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення», Інструкції з діловодства із зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування. Наказом затверджено графік особистого прийому громадян керівництвом районного суду, який поряд з графіком особистого прийому громадян апеляційного суду області, Верховного суду України, керівництва територіального управління та ДСА України розміщено на дошці оголошень.
Номенклатурою справ суду передбачено журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян та журнал особистого прийому громадян головою та заступником голови суду, переведення за зверненнями громадян. Сторінки журналів пронумеровано, прошнуровано, скріплені підписом голови суду та гербовою печаткою. Разом з тим, виявлено порушення щодо реєстрації письмових звернень громадян – реєстрація ведеться не відокремлено від загального діловодства, без присвоєння належного номера справи, переведення належним чином не оформлені. З даного питання надано роз’яснення.
У суді наявні контрольні примірники Кодексів України, зі змінами та доповненнями.
На стендах у приміщенні суду для громадян наявна довідкова інформація та інформація правового характеру.
Обліково-кодифікаційна робота у Рожищенському районному суді здійснюється з дотримання надісланих інструктивних матеріалів.Систематична картотека по обліку нормативно-правових актів та матеріалів судової практики в суді наявна та заведена відповідно до правил індексування. З метою оперативного пошуку законодавчих актів картотеки правових публікацій та судової практики ведуться окремо. При визначені повноти наповнення картотеки встановлено, що дана ділянки роботи у 2009-2010 роках не проводилась.
У судіведуться журнал обліку юридичної літератури, що надходить до суду та журнал видачі юридичної літератури, які оформлені належним чином. У контрольні примірники Кодексів України своєчасно вносяться зміни та доповнення.
Судом в повній мірі враховані зауваження теруправління, у щоквартальних планах роботи суду передбачено підготовку публікацій з питань роз’яснення діючого законодавства. Питання діяльності Рожищенського районного суду висвітлюються на сторінках місцевої газети “Наш край”. Рекомендовано, при підготовці публікацій особливу увагу звертати на інформування населення про норми законодавства, що регламентують правовідносини, у яких найчастіше виникають спори, розкривати найактуальніші питання сьогодення.
З метою підвищення кваліфікації працівників апарату, у суді проводяться виробничі навчання, згідно затвердженого головою суду Плану, який передбачає конкретні теми занять, дату їх проведення та доповідачів. З програмою належним чином ознайомлені усі працівники апарату суду. Тематики навчань включають питання загального і процесуального характеру, а також ознайомлення із змінами у законодавстві. Протоколи виробничих навчань зберігаються у відповідних номенклатурних справах, оформлені згідно державних стандартів. Навчання проводяться у останній четвер кожного місяця, відповідальною за дану ділянку роботи є керівник апарату.
У суді щоквартально судовим розпорядником проводяться інструктажі з техніки безпеки та охорони праці.
Ведення кадрового діловодства
За ведення кадрового діловодства в суді відповідає керівник апарату суду Сімінська І.В. та консультант суду Матрунчик Р.М. відповідно до посадових інструкцій. Посадові інструкції працівників апарату суду затверджено наказом від 5.03.2008 року №15, посадові інструкції працівників суду розроблено відповідно до Типових посадових інструкцій працівників апарату місцевого загального суду, затверджених наказом ДСА України від 20.07.2005 р.№86, погоджених Радою суддів України 13.05.2005р.
Особові справи сформовані на всіх працівників суду. В особових картках державних службовців заповнена форма П-2ДС. Особові справи зареєстровані в книзі обліку руху особових справ.
Матеріали конкурсного відбору знаходяться в окремій номенклатурній справі, наказом суду від 16.02.2010 року № 5/01-06 затверджено положення про проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців. Рекомендовано затвердити перелік питань на перевірку знання законодавства з урахуванням специфіки функціональних повноважень працівників апарату суду, відповідно до п.23 Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України 15.02.2002 р.№ 169. Залежно від кваліфікаційних вимог до відповідних категорій посад необхідно розробити декілька переліків питань та сформувати відповідну кількість комплектів екзаменаційних білетів. Рекомендовано розробити окремі питання та комплекти білетів для таких груп працівників апарату суду: керівник апарату суду; помічник голови суду, помічник заступника голови суду; помічник судді; консультант; секретар судового засідання; судовий розпорядник; старший секретар суду, секретар суду.
У суді сформований та затверджений наказом суду 16.12.2009 №28/1-06 кадровий резерв на посади державних службовців на 2010 рік.
Наказом голови суду затверджено Порядок проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями своїх обов’язків та завдань. За результатами проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань у 2009 році, державні службовці суду отримали: задовільні підсумкові оцінки - 2 державних службовця; добрі - 4 державних службовця; високу оцінку – 1 державний службовець.
Головою суду затверджений графік щорічних відпусток суддів та працівників апарату суду на 2010 рік, графік погоджено представником трудового колективу, відповідно до ст.10 ЗУ «Про відпустки».
Звіти про зайнятість населення: Звіт про наявність вакансій (№3-ПН); звіт про прийнятих працівників (№5-ПН) судом не подаються.
Усі накази з кадрових питань видаються головою ( в.о.голови) суду, реєстрація наказів ведеться у відповідних журналах реєстрації наказів.
Ведення судової статистики, судового діловодства та архівної справи,
діяльність служби судових розпорядників
У Рожищенському районному суді спостерігається тенденція до зменшення кількості справ і матеріалів, що надходили для розгляду до суду у 2009 році у порівнянні з 2008 роком на 52,8 %. Динаміку цих надходжень відображають показники, наведені у таблиці.
|
№ з/п
|
Категорія справ і матеріалів
|
2008 рік
|
2009 рік
|
2009 р у %
до 2008р.
|
Темпи приросту (+), зниження (-)
|
Питома вага надходження у загальному числі справ і матеріалів, що надійшли до суду у 2009 році ( %)
|
|
1
|
Кримінальні справи і заяви
|
309
|
310
|
100,3 %
|
+0,3
|
10,4 %
|
|
2
|
Цивільні справи і заяви
|
984
|
859
|
87,3 %
|
-12,7
|
28,9 %
|
|
3
|
Адміністративні справи і заяви
|
48
|
847
|
1764,6 %
|
+1664,6
|
28,5 %
|
|
4
|
Справи про адміністративні правопорушення
|
4962
|
960
|
19,3 %
|
-80,7
|
32,2 %
|
|
5
|
Усього справ і матеріалів
|
6304
|
2977
|
47,2 %
|
-52,8
|
Х
|
За рахунок зменшення надходження справ і матеріалів на розгляд до суду, вдвічі зменшилося і навантаження на суддю у порівнянні з попереднім звітним періодом.
Так, середньомісячне надходження справ і матеріалів на одного суддю у 2009 році (з урахуванням штатної чисельності суддів) зменшилось на 52,8 % і становило 67,66 справ і матеріалів, при загальному по області – 91,48 (у 2008 році – 143,27, при загальному – 176,84).
Структура середньомісячного надходження справ і матеріалів на одного суддю Рожищенського районного суду у 2009 році виглядає наступним чином: кримінальні справи і матеріали – 7,05 (10%), адміністративні справи і матеріали – 19,25 (29%), цивільні справи наказного, позовного, окремого проваджень – 19,52 (29%), справи про адміністративні правопорушення – 21,82 (32%).
Структура середньомісячного надходження справ і матеріалів на одного суддю у 2008 році виглядає наступним чином:кримінальні справи і матеріали – 7,02 (5%), адміністративні справи і матеріали – 1,09 (1%), цивільні справи наказного, позовного, окремого проваджень – 22,36 (16%), справи про адміністративні правопорушення – 112,77 (78 %).
Проходження судового документообігу у Рожищенському районному суді здійснюється відповідно до вимог інструктивних та методичних матеріалів.
Реєстрація справ і матеріалів ведеться згідно з індексами, що передбачені пунктом 3.8. Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 27.06.06 № 68, зі змінами та доповненнями (далі Інструкції).
Алфавітні покажчики по усіх категоріях справ, реєстраційні та контрольні журнали відповідають встановленим вимогам.
Обліково-статистичні картки по усім категоріям справ, картки на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу та картки обліку сум шкоди, завданої злочином ведуться належним чином. Дотримуючись вимог п. 4.5. Інструкції щодо заповнення картки сум шкоди, завданої злочином, затвердженої наказом ДСА України від 17.02.05 № 21, канцелярія суду здійснює контроль щодо невідшкодованих сум, періодично скеровує нагадування відповідним установам.
Подвійної нумерації або реєстрації документів з буквеним позначенням номера при огляді карток та журналів не виявлено.
Слід відмітити охайність ведення усіх карток та журналів.
Під час проведення вивчення стану організації діяльності суду, виникали незначні зауваження щодо повноти заповнення обліково-статистичних карток позовного провадження. Дані недоліки були негайно виправленні секретарем в ході перевірки.
Вибірково перевірялася відповідність відміток у контрольних журналах показникам обліково-статистичних карток та матеріалам справи. Невідповідностей не виявлено.
Крім того, вибірково перевірялися справи різних категорій на предмет повного і своєчасного виконання судових рішень, формування судових справ. Секретарі судових засідань та суду дотримуються вимог послідовності підшивання документів. Випадків звернення до виконання судових рішень понад встановлені строки не виявлено. Рішення звертаються до виконання відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевому суді. У матеріалах справи наявні копії супровідних листів, що підтверджують своєчасне та повне виконання судового рішення.
У суді належним чином ведеться облік речових доказів та виконання судових рішень щодо них. Речові докази зберігаються у сейфі та реєструються у журналі обліку речових доказів, ведення якого відповідає вимогам Інструкції. Знищення речових доказів у суді проводиться відповідно до правил, визначених інструктивними матеріалами, оформляється актом. При надходженні до суду кримінальної справи з речовими доказами, їх наявність звіряється з довідкою про речові докази, складеною органами досудового слідства, перевіряється цілісність їх упаковки і печаток. На даний час дана невідповідність не спостерігалася.
Звіти про стан здійснення правосуддя суду зберігаються в окремих номенклатурних справах за кожен рік, належним чином оформлені і підписані. Рекомендовано супровідні листи до звітів зберігати у окремій номенклатурній справі, що передбачає листування з теруправлінням, у зв’язку з різними строками зберігання даних документів (листування – 5 років, звіти – постійний термін зберігання).
У наявності є всі передбачені форми звітності. Звіти до територіального управління подаються у встановлені строки у електронному та паперовому виглядах.
Вибірково перевірялась достовірність показників у звітах. Під час подання звітів про стан здійснення правосуддя Рожищенським районним судом за 2009 рік з боку територіального управління не було жодного зауваження, у зв’язку з чим, відповідальній особі за формування звітів про стан здійснення правосуддя за 2009 рік Сімінській І.В. встановлено надбавку у розмірі 25 % від заробітної плати на період з лютого по липень 2010 року.
За допомогою КП «Паром» головним спеціалістом з інформаційних технологій на адресу ЄДРСР скеровуються електронні копії судових рішень, строки скерування рішень, передбачені постановою КМУ від 25.05.06 № 740, судом не порушуються. За результатами наповнення Реєстру у першому кварталі 2010 року, вбачається 100 % наповнення по відношенню до кількості розглянутих справ та матеріалів.
У суді на належному рівні підтримується і підсистема ведення інформації по судовій справі «Судова статистика» (Атлант»). На момент вивчення стану організації роботи суду, у базу даних внесено 42 картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, 314 карток по справах про адміністративні правопорушення, що становить 100 % від кількості розглянутих кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення, що надійшли на розгляд до суду.
Для забезпечення схоронності документів діяльності Рожищенського районного суду виділено один кабінет, який пристосований під архівосховище, у зв’язку з малою площею архівної кімнати, на коридорі встановлені три сейфи, що закриваються на ключ,. у яких теж зберігаються архівні справи, архіваріус забезпечений робочим кабінетом.
Фонд архіву складають документи 1960-2009 років. Організовує та веде свою роботу, відповідно до Плану роботи архівного підрозділу та експертної комісії, архіваріус суду.
Для проведення попередньої експертизи наукової та практичної цінності документів у суді створено постійно діючу експертну комісію, наказами голови суду затвердженні Положення про експертну комісію та про архівний підрозділ.
Крім того, у суді створено експертну комісію з питань конфіденційної інформації та затверджене відповідне Положення.
У номенклатурних справах наявні описи справ постійного, тимчасового, тривалого зберігання.
Справи зберігаються у окремих в’язках по категоріях справ та розміщені на стелажах у порядку щорічних надходжень. Рекомендовано скласти постелажний топографічний покажчик за передбаченим Інструкцією зразком.
Справи передаються до архіву суду згідно затвердженого головою суду графіку (п. 8.1 Інструкції), відповідно до описів згідно з додатком 8 Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затвердженої наказом ДСА України від 14.07.03 № 277.
Суддями враховано зауваження теруправління, зазначене у довідці 2008 року, при передачі справ в архів на зберігання у лівому верхньому кутку обкладинки справи проставляється дозвіл головуючого.
Служба судових розпорядників Рожищенського районного суду представлена однією штатною одиницею. Судовий розпорядник щомісячно до 5 числа після звітного періоду подає звіт, встановленої форми, на виконання наказу ДСА України від 29.12.04 р. № 243/04 “Про затвердження форми звітності для підрозділів служби судових розпорядників апеляційних і місцевих судів та територіальних управлінь державної судової адміністрації ”. Зауважень до строків подання та змісту звітної інформації не виникало. Журнал обліку інформації щодо забезпечення проведення судового засідання та номенклатурні справи ведуться відповідальним працівником належним чином, відповідно до вимог інструктивних та методичних матеріалів.
Свою роботу судовий розпорядник організовує відповідно до плану роботи на відповідний рік, який затверджений головою суду.
Висновки та пропозиції:
За результатами комплексного вивчення визнати стан організації роботи Рожищенського районного суду на належному рівні.
З метою покращення якісного рівня організації роботи суду в.о. голови суду Сілічу І.І. та керівнику апарату суду Сімінській І.В. рекомендовано:
- до порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців затвердити перелік питань на перевірку знання законодавства з урахуванням специфіки функціональних повноважень працівників апарату суду;
- залежно від кваліфікаційних вимог до відповідних категорій посад необхідно розробити декілька переліків питань та сформувати відповідну кількість комплектів екзаменаційних білетів;
- вчасно подавати звіти про зайнятість населення: Звіт про наявність вакансій (№3-ПН); звіт про прийнятих працівників (№5-ПН);
- неухильно дотримуватись вимог до організаційно-розпорядчої документації суду; номенклатурні справи привести у їх відповідність;
- плани роботи розробити з урахуванням усіх напрямків роботи суду;
- посилити контроль за організацією роботи архіваріуса суду, за діяльністю канцелярії з питань обліку, реєстрації документів, звернення судових рішень до виконання (щоквартально проводити перевірки роботи відповідальних працівників);
- при підготовці публікацій у місцеві ЗМІ особливу увагу звертати на інформування населення про норми законодавства, що регламентують правовідносини, у яких найчастіше виникають спори;
- доповнити Історичну довідку в частині характеристики фондів суду, їх складу та змісту документів;
- доповнити відповідними картками обліку за 2009 рік та перший квартал 2010 року Систематичну картотеку по обліку нормативно-правових актів та матеріалів судової практики.
- про вжиті заходи щодо покращення роботи Рожищенського районного суду повідомити територіальне управління ДСА в області до 1 липня 2010 р.
|
Завідувач сектору організаційного, юридичного та господарського забезпечення діяльності судів
|
С.А.Пивовар
|
|
Завідувач сектору кадрової роботи, організаційного забезпечення діяльності кваліфікаційних комісій суддів та органів суддівського самоврядування
|
Г.В.Корж
|
|
Завідувач сектору організації роботи з ведення судової статистики, судового діловодства та архіву судів, організації служби судових розпорядників
|
О.О.Павлюк
|
|
Провідний спеціаліст сектору організації роботи з ведення судової статистики, судового діловодства та архіву судів, організації служби судових розпорядників
|
О.М.Вознюк
|
_03_03.png)
