Довідка
за наслідками контрольного вивчення стану організації роботи
Локачинського районного суду за період з 01.01.09 по 13.08.10
Вивчення стану діяльності у місцевих загальних судах області є одним з важливих методів організаційного забезпечення його діяльності, має за мету виявити позитивний досвід роботи для подальшого його розповсюдження, а також виявити недоліки та причини їх породження, допомогти в розробленні заходів щодо усунення цих недоліків.
Контрольне вивчення стану організації роботи Локачинського районного суду проводилось 13 серпня 2010 року.
Об’єктом дослідження було визначення якісних змін у роботі суду після вжиття ним заходів, що рекомендовані спеціалістами управління у ході вивчення роботи суду у квітні 2007 року. Вивчення проводилося відповідно до плану проведення ТУ ДСА в області вивчення стану організації діяльності місцевих загальних судів області у 2010 році, затвердженого 05.01.10, Методичних рекомендацій щодо вивчення стану організаційного забезпечення роботи загальних судів, кваліфікаційних комісій суддів та органів суддівського самоврядування, затверджених рішенням Ради суддів України від 13.05.05 № 24 та на виконання рішення колегії ДСА України від 11.10.07 № 6/3.
Контрольне вивчення стану організації роботи суду здійснювалося робочою групою у складі: керівник групи – в.о. начальника територіального управління Давидюк О.Ф. та представники територіального управління - завідувач сектору кадрової роботи, організаційного забезпечення діяльності кваліфікаційних комісій суддів та органів суддівського самоврядування Корж Г.В., головний спеціаліст сектору організаційного, юридичного та господарського забезпечення діяльності судів Оксенюк Б.П., провідний спеціаліст сектору організації роботи з ведення судової статистики, судового діловодства та архіву судів, організації служби судових розпорядників Вознюк О.М.
Локачинський районний суд з 2008 року розташований у реконструйованому приміщенні, яке відповідає вимогам, що пред»являються до приміщень судів. Протягом 2006-2008 років з державного бюджету вказані роботи профінансовано на загальну суму 1 653 142 грн.
У 2009 році районний суд забезпечено: канцелярським та настільним приладдям на суму 538,60 грн., папером на суму 977,96 грн., маркованими та немаркованими конвертами на суму 2482,37 грн., бланковою та журнальною продукцією на суму 3709,50 грн., CD-дисками на суму майже 589,23 грн.
У 2010 році по мірі надходження коштів районний суд забезпечено: господарськими товарами на суму 277,93 грн., папером на суму 1176,60 грн., маркованими та немаркованими конвертами на суму 2404,02 грн., бланковою та журнальною продукцією на суму 509,50 грн., CD-дисками на суму 451,49 грн.
Локачинський районний суд забезпечено гербовою печаткою, печатками «Канцелярія», «Для довідок», штампами: установи, для вхідної кореспонденції, для вихідної кореспонденції, «Судова повістка» (синього кольору), «Судова повістка» (червоного кольору), «Контроль до», «Знято з контролю», «Копія», «В архів», «З оригіналом згідно» (2 шт).
Наказом голови суду призначено відповідальною за зберігання та використання печаток і штампів суду керівника апарату Березняк Л.В.
Згідно із згаданою Інструкцією, у Локачинському районному суді печатки і штампи зберігаються у сейфах, ведеться їх облік у відповідному журналі, який прошнурований, пронумерований і підписаний головою суду із закріпленням гербовою печатко. суду. Журнал обліку включений до номенклатури справ суду. У суді спеціально утвореною комісією щорічно проводяться перевірки наявності печаток і штампів суду, порядок їх зберігання та використання.
У 2009-2010 роках випадків скоєння порушень законодавства стосовно питань незалежності, недоторканості і безпеки суддів та інших працівників суду не було. Судді районного суду забезпечені мантіями та суддівськими нагрудними знаками.
У Локачинському районному суді встановлені наступні програми і програмні комплекси: «Картка», «Судова статистика», «Паром», «Ліга: Закон», «ESET NOD32». На момент вивчення стану використовуються актуальні версії програмних продуктів, антивірусних баз та баз системи «Ліга: Закон».
Очолює апарат Локачинського районного суду та здійснює безпосереднє керівництво його діяльністю та відповідно до п.4.1 Типової посадової інструкції , затвердженої наказом ДСА України від 20.07.05 № 86, несе персональну відповідальність за виконання покладених законом на апарат суду завдань, керівник апарату суду – Березняк Л.В.
Ведення кадрового діловодства
Номенклатурою справ суду передбачено окремий розділ по веденню кадрового діловодства.
Головою суду затверджується щоквартальний план роботи суду, окремим розділом якого є питання кадрової роботи. В планах наявні відмітки про виконання заходів.
За ведення кадрового діловодства в суді відповідають, відповідно до посадових інструкцій керівник апарату Березняк Л.В. та консультант суду Дацюк О. М.
На всіх державних службовців та суддів суду заведені особові справи, кожній справі присвоєно індивідуальний номер. Особові справи та трудові книжки працівників зберігаються належно, в металевому сейфі. В трудові книжки працівників суду внесені всі необхідні відомості про призначення, переведення, звільнення працівників суду відповідно до наказу голови суду.
За ведення табеля обліку робочого часу Локачинського районного суду відповідальна особа консультант суду Дацюк О.М., рекомендовано наказом суду про ведення табельного обліку, визначити осіб на яких покласти обов’язки з ведення табельного обліку.
Головою суду затверджено план заходів Локачинського районного суду щодо посилення боротьби з корупцією на 2010 рік, зазначено відповідального працівника за проведення заходу.
Призначення на посади державних службовців у 2007-2010 відбувались з дотриманням вимог Закону України “ Про державну службу”. Ранги державним службовцям присвоюються у відповідності до Положення про присвоєння рангів.
В грудні 2009 року головою затверджено графік відпусток працівників на 2010 рік, графік відпусток погоджений уповноваженим трудового колективу. Облік наданих відпусток здійснюється належним чином.
У 2008, 2009, 2010 роках в Локачинському суді проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями своїх обов’язків та завдань.Наказом затверджено результати щорічної оцінки, за підсумками роботи у 2010 році: 12 працюючих державних службовців підлягали щорічному оцінюванню, 11 отримали оцінку «добре», 1- «задовільно».
Для проведення атестації державних службовців у 2007 році головою суду 14.09.07 року затверджено Положення про проведення атестації державних службовців. Наказом затверджено склад атестаційної комісії, визначено дату та коло осіб, які підлягали атестації. Наказом затверджені результати проведення атестації, за результатами всі працівники, які підлягали атестації визнані такими, що відповідають займаній посаді.
В суді сформований та затверджений наказом голови суду кадровий резерв для державної служби на 2010 рік. В резерв зараховано шість осіб, з них троє працівників суду. В кадровий резерв на посаду керівника апарату зарахована лише одна особа. Відповідно до п.4 Положення про формування кадрового резерву для державної служби, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2001 №199 із змінами і доповненнями передбачено, що на кожну посаду державного службовця кадровий резерв формується з такого розрахунку: на посаду керівника - не менше двох осіб, на посади спеціалістів складаються списки осіб, зарахованих до кадрового резерву, з урахуванням фактичної потреби.
Забезпечено введення необхідних даних та підтримується в контрольному стані локальна система „Картка” Єдиної державної комп’ютерної системи „Кадри”.
Робота суддівського самоврядування суду проводиться у формі зборів суддів суду. Положення про збори суддів затверджено рішенням зборів суддів 24.05.2007 року.
Організація роботи канцелярії суду. Забезпечення документообігу та контролю за виконанням документів
Номенклатура справ районного суду на 2009-2010 роки розроблена з урахуванням Примірної номенклатури суду, надісланою територіальним управлінням для відома та використання в роботи. Судом враховано порядок введення в дію номенклатури справ. Номенклатура за 2009-2010 роки завершена підсумковими записами категорії та кількості справ.
Зокрема, номенклатура справ за 2009 рік включає 202 справи, а за 2010 – 209. Її структуру у 2010 році складають наступні розділи – загальні питання; ведення кадрової роботи, проходження державної служби; ведення загального діловодства з питань організації роботи суду; ведення обліково-статистичної роботи; ведення судового діловодства; ведення архівної роботи; листування з питань господарського, матеріально-технічного забезпечення суду; діяльність судових розпорядників, відповідальних осіб з питань охорони праці.
При огляді номенклатурних справ суду зауважень щодо невідповідності підшитих документів найменуванні самої справи не виявлено.
Проходження документообігу в районному суді здійснюється в основному з дотриманням встановлених вимог. Журнали реєстрації вхідної та вихідної документації прошиті, скріплені печаткою суду, а також підписом голови суду, кожен аркуш пронумерований. Документообіг у Локачинському районному суді досить значний. За 2009 рік на адресу суду надійшло 6666 документів. У журналі вихідної кореспонденції зареєстровано у 2009 році - 7176. Відповідно у 2010 році (станом на 13.08.2010) вхідної кореспонденції - 3122, вихідної - 3292.
Головою суду забезпечено організацію проходження документів – від реєстрації до виконання. Документи, що надходять на адресу суду реєструються, передаються на розгляд голові суду та після накладення резолюції надаються виконавцям. Видача документів проходить щодня.
Записи в журналах ведуться охайно, порушення хронології реєстрації документів не виявлено. Однак, в ході перевірки, було відмічено неповноту заповнення окремих граф у журналі вхідної кореспонденції, зокрема не вказано П,І,П, посаду особи та відсутній її підпис, про отримання документа. Вказаний недолік був усунунутий одразу ж, в присутності працівника теруправління.
Із запровадженням у суді ведення контролю за зареєстрованими документами, в яких установлено термін їх виконання, рівень виконавської дисципліни загалом покращився. Безпосередній контроль за виконанням документів здійснює керівник апарату Березняк Л.В.
У суді складаються такі види організаційно-розпорядчої документації: накази (з основної діяльності); протоколи (нарад та зборів суддів,зборів трудового колективу, працівниками апарату); акти (довідки, доповідні записки, різного роду акти); листи (листування з апеляційним судом, ТУ ДСА в Волинській області, підприємствами, установами, організаціями). Проставляються необхідні реквізити, характерні для певних видів документів. Бланки використовуються для наказів та для листів. Бланки суду виготовлені шляхом комп’ютерного набору. Відповідальною за вказану ділянку роботи є керівник апарату суду Березняк Л.В.
Зауважень з боку спеціаліста теруправління щодо виконання контрольних документів та ведення організаційно-розпорядчої документації не було.
Робота із зверненнями громадян в Локачинському районному суді організована і ведеться відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента «Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення», Інструкції з діловодства із зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування.
Наказом затверджено графік особистого прийому громадян керівництвом районного суду, який поряд з графіком особистого прийому громадян апеляційного суду області, Верховного суду України, керівництва територіального управління та ДСА України розміщено на дошці оголошень.
Номенклатурою справ суду передбачено журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян та журнал особистого прийому громадян головою та заступником голови суду, переведення за зверненнями громадян. Сторінки журналів пронумеровано, прошнуровано, скріплені підписом голови суду та гербовою печаткою.
Ведення обліков-кодифікаційної роботи у суді.
Згідно з функціональними обов’язками, затвердженими наказом голови суду, обліково-кодифікаційну роботу в Локачинському районному суді покладено на помічника заступника голови суду Макатер С.В. Контролює дану ділянку роботи у суді заступник голови суду Вознюк І.І.
У Локачинському районному суді знаходиться відповідним чином облаштована бібліотека суду, в якій зберігається вся кодифікаційна картотека, юридична, науково-спеціальна література, періодичні видання за попередні роки та 2010 рік. Всі нормативно-правові акти та періодичні видання зберігаються в окремих шафах.
У суді ведуться журнал обліку юридичної літератури, що надходить до суду (зареєстровано 421 екземпляр), журнал видачі юридичної літератури (протягом 2010 року зареєстрований 1 запис) та журнал реєстрації періодичних видань. Зазначені журнали оформлені належним чином.
Реєстраційний штамп із зазначенням номера, за яким зареєстровано видання в журналі обліку та рік придбання видання проставлений на першій та сімнадцятій сторінках, що відповідає вимогам п.2, п.4 Положення про порядок здійснення обліку та систематизації законодавства в органах та установах юстиції України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 15.04.04 № 31/5.
На штампі проставлений реєстраційний номер та дата надходження, що відповідають вищезгаданому журналу обліку. Нумерація літератури, що надходить на адресу суду здійснюється у валовому порядку.
Наявні у суді і контрольні примірники Кодексів України, зі змінами та доповненнями, які вносяться щоденно з допомогою комп’ютерної правової системи «Ліга».
По мірі надходження до суду, періодичні видання обліковуються у відповідному журналі та підшиваються в окремі зв’язки за найменуванням. Протягом І півріччя 2010 року до суду надходило періодичне видання - «Урядовий кур’єр», на ІІ півріччя 2010 року передплачений «Вісник Верховного Суду України».
Обліково-кодифікаційна робота у Локачинському районному суді здійснюється з дотримання надісланих інструктивних матеріалів.Систематична картотека по обліку нормативно-правових актів та матеріалів судової практики в суді наявна та заведена відповідно до правил індексування. З метою оперативного пошуку законодавчих актів картотеки правових публікацій та судової практики ведуться окремо. При визначені повноти наповнення картотеки встановлено, що дана ділянки роботи проводиться постійно.
Питання діяльності Локачинського районного суду щоквартально висвітлюються на сторінках місцевої газети “Селянське життя”. Рекомендовано, при підготовці публікацій особливу увагу звертати на інформування населення про норми законодавства, що регламентують правовідносини, у яких найчастіше виникають спори, розкривати найактуальніші питання сьогодення.
З метою підвищення кваліфікації працівників апарату, у суді проводяться виробничі навчання, згідно затвердженого головою суду Плану, який передбачає конкретні теми занять, дату їх проведення та доповідачів. З програмою належним чином ознайомлені усі працівники апарату суду. Тематики навчань включають питання загального і процесуального характеру, а також ознайомлення із змінами у законодавстві. Протоколи виробничих навчань зберігаються у відповідних номенклатурних справах, оформлені згідно державних стандартів. Навчання проводяться в останню середу місяця, відповідальною за дану ділянку роботи є помічник заступника голови суду Макатер С.В. Відповідальній особі рекомендовано ознайомлювати із кожним протоколом виробничого навчання усіх працівників апарату суду.
У Локачинському районному суді ретельно дотримуються вимог законодавства про охорону праці. Відповідальним за дану ділянку роботи є судовий розпорядник Штик А.М., який вчасно проводить інструктажі працівникам суду з техніки безпеки і охорони праці та здійснює записи у відповідних журналах. Слід відмітити, що у своїй роботі відповідальна особа керується не тільки інструкціями з охорони праці, які затверджені начальником ТУ ДСА в Волинській області, а й інструкцією з пожежної безпеки розробленої безпосередньо судом та затвердженої головою суду.
При виконанні своїх обов’язків Штик А.М. веде облік у журналі реєстрації інструкцій з охорони праці; використовує у своїй роботі нормативно-правові акти щодо охорони праці та розслідування нещасних випадків.
Суд забезпечений вогнегасником та іншими засобами протипожежного захисту.
На стендах у приміщенні суду для громадян наявна довідкова інформація та інформація правового характеру. Зокрема – графіки прийому громадян; списки справ призначених до розгляду; рахунки для сплати судового збору та витрат за інформаційно-технічне забезпечення розгляду цивільних справ; зразки різного роду заяв та ін.
Організація та ведення обліково-статистичної роботи
У Локачинському районному суді загалом спостерігається тенденція до зменшення кількості справ і матеріалів, що надходили для розгляду до суду у І півріччі 2010 року у порівнянні з І півріччям 2009 року на 28,4 %. Динаміку цих надходжень відображають показники, наведені у таблиці.
|
№ з/п
|
Категорія справ і матеріалів
|
2009-1
|
2010-1
|
2010-1 р у %
до 2009-1 р.
|
Темпи приросту (+), зниження (-)
|
Питома вага надходження у загальному числі справ і матеріалів, що надійшли до суду у 2010-1( %)
|
|
1
|
Кримінальні справи і заяви
|
79
|
67
|
84,8 %
|
-15,2%
|
10,6 %
|
|
2
|
Цивільні справи і заяви
|
175
|
204
|
116,6 %
|
+16,6%
|
32,3 %
|
|
3
|
Адміністративні справи і заяви
|
418
|
106
|
25,4 %
|
-74,6%
|
16,8 %
|
|
4
|
Справи про адміністративні правопорушення
|
210
|
255
|
121,4 %
|
+21,4%
|
40,3 %
|
|
5
|
Усього справ і матеріалів
|
882
|
632
|
71,7 %
|
-28,3%
|
Х
|
За рахунок зменшення надходження справ і матеріалів на розгляд до суду, зменшилося і навантаження на суддю у порівнянні з попереднім звітним періодом.
Так, середньомісячне надходження справ і матеріалів на одного суддю у І півріччі 2010 року (з урахуванням штатної чисельності суддів) зменшилось на 28,34% і становило 38,30 справ і матеріалів, при загальному по області – 71,61 (у І півріччі 2009 року – 53,45 при загальному – 109,90).
Структура середньомісячного надходження справ і матеріалів на одного суддю Локачинського районного суду у І півріччі 2010 року виглядає наступним чином: кримінальні справи і матеріали – 4,06 (10,6%), адміністративні справи і матеріали – 6,42 (16,8%), цивільні справи наказного, позовного, окремого проваджень – 12,36 (32,3%), справи про адміністративні правопорушення – 15,45 (40,3%).
Структура середньомісячного надходження справ і матеріалів на одного суддю у І півріччі 2009 року виглядає наступним чином:кримінальні справи і матеріали – 4,79 (9%), адміністративні справи і матеріали – 25,33 (47,4%), цивільні справи наказного, позовного, окремого проваджень – 10,61(19,8%), справи про адміністративні правопорушення – 12,73 (23,8%).
Проходження судового документообігу у Локачинському районному суді здійснюється відповідно до вимог інструктивних та методичних матеріалів.
Реєстрація справ і матеріалів ведеться згідно з індексами, що передбачені пунктом 3.8. Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 27.06.06 № 68, зі змінами та доповненнями (далі Інструкції).
Алфавітні покажчики по усіх категоріях справ, реєстраційні та контрольні журнали відповідають встановленим вимогам.
Обліково-статистичні картки по усім категоріям справ, картки на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу та картки обліку сум шкоди, завданої злочином ведуться належним чином. Дотримуючись вимог п. 4.5. Інструкції щодо заповнення картки сум шкоди, завданої злочином, затвердженої наказом ДСА України від 17.02.05 № 21, канцелярія суду здійснює контроль щодо невідшкодованих сум, періодично скеровує нагадування відповідним установам.
Подвійної нумерації або реєстрація документів з буквеним позначенням номера при огляді карток та журналів не виявлено.
Слід відмітити охайність ведення усіх карток та журналів.
Під час проведення вивчення стану організації діяльності суду, виникали незначні зауваження щодо повноти заповнення обліково-статистичних карток позовного провадження, зокрема у деяких картках вказаної категорії не в повній мірі був зазначений зміст рішення. Дані недоліки були негайно виправленні секретарем в ході перевірки.
Вибірково перевірялась відповідність відміток у контрольних журналах показникам обліково-статистичних карток та матеріалам справи. Невідповідностей не виявлено.
Крім того, вибірково перевірялися справи різних категорій на предмет повного і своєчасного виконання судових рішень, формування судових справ. Секретарі судових засідань та суду дотримуються вимог послідовності підшивання документів. Випадків звернення до виконання судових рішень понад встановлені строки не виявлено. Рішення звертаються до виконання відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевому суді. У матеріалах справи наявні копії супровідних листів, що підтверджують своєчасне та повне виконання судового рішення. Під час перевірки було виявлено, що виконавчі листи по кримінальних справах реєструються лише в журналі обліку виконавчих документів, виданих судом. Працівником теруправління рекомендовано реєструвати супровідний лист, яким скеровується відповідний виконавчий документ для виконання, у журналі вихідної кореспонденції.
У суді належним чином ведеться облік речових доказів та виконання судових рішень щодо них. Речові докази зберігаються у «коморі» речових доказів та реєструються у журналі обліку речових доказів, ведення якого відповідає вимогам Інструкції. Знищення речових доказів у суді проводиться відповідно до правил (в складі не менше трьох осіб) визначених інструктивними матеріалами, оформляється актом. При надходженні до суду кримінальної справи з речовими доказами, їх наявність звіряється з довідкою про речові докази, складеною органами досудового слідства, перевіряється цілісність їх упаковки і печаток. щодо цілісності упаковки або відсутня довідка про речові докази, то така справа разом з пакетом речових доказів повертається органу, що надіслав.
Звіти про стан здійснення правосуддя суду зберігаються в окремих номенклатурних справах за кожен рік, належним чином оформлені і підписані. Рекомендовано супровідні листи до звітів зберігати у окремій номенклатурній справі, що передбачає листування з теруправлінням, у зв’язку з різними строками зберігання даних документів (листування – 5 років, звіти – постійний термін зберігання).
У наявності є всі передбачені форми звітності. Звіти до територіального управління подаються у встановлені строки у електронному та паперовому виглядах.
Вибірково перевірялась достовірність показників у звітах. Під час подання звітів про стан здійснення правосуддя Локачинським районним судом за І півріччя 2010 року були теруправління були виявлені 2 помилки у звіті форми №7, зокрема щодо даних у картах на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу.
За допомогою КП «Паром» головним спеціалістом з інформаційних технологій на адресу ЄДРСР скеровуються електронні копії судових рішень, строки скерування рішень, передбачені постановою КМУ від 25.05.06 № 740, судом не порушуються. За результатами наповнення Реєстру у І півріччі 2010 року, вбачається 100 % наповнення по відношенню до кількості розглянутих справ та матеріалів.
У суді на належному рівні підтримується і підсистема ведення інформації по судовій справі «Судова статистика» (Атлант»). На момент вивчення стану організації роботи суду, у базу даних внесено 48 картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, 338 карток по справах про адміністративні правопорушення, що становить 100 % від кількості розглянутих кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення, що надійшли на розгляд до суду. Разом з тим, до бази внесено 5 карток по адміністративних справах та 20 карток по цивільних справах (позовне провадження).
Організація роботи архіву суду (зберігання документів, ведення обліково-довідкового апарату, користування архівним фондом)
Для забезпечення схоронності документів діяльності Локачинського районного суду виділено архів тимчасового зберігання та архів постійного зберігання, які відповідають усім необхідним вимогам. Фонди тимчасового і постійного архівів складають документи 1946-2009 років. Організовують та ведуть свою роботу, відповідно до Плану роботи архівного підрозділу та експертної комісії, старший секретар суду Гордіюк А.Т. та секретар суду Вихневич Г.С.
Для проведення попередньої експертизи наукової та практичної цінності документів у суді створено постійно діючу експертну комісію, наказами голови суду затвердженні Положення про експертну комісію та про архівний підрозділ. Усього з початку 2010 року відбулося 7 засідань вказаної комісії (схвалення річних описів справ, складення актів про вилучення та знищення і т.п.).
Відповідно до номенклатури справ у суді заведено наступні справи, пов’язані з веденням архівної роботи: «Нормативно-правові акти з питань організації архівної роботи суду»; «Положення про експертну комісію та Положення про архівний підрозділ Локачинського районного суду Волинської області. Паспорт архіву. Плани архіву»; «Протоколи засідань ЕК суду»; «Архівні копії фонограм судових засідань»; «Справа фонду»; Акти знищення документів»; «Описи справ» (постійного,тимчасового, тривалого зберігання та з особового складу); «Книга обліку видачі (повернення) номенклатурних справ загального діловодства з архіву суду»; «Журнали обліку видачі (справ для ознайомлення, копій судових документів, архівних копій фонограм»; «Книга обліку надходження та вибуття документів архіву»; «Заяви про видачу копій рішень» тощо.
Справи зберігаються у окремих в’язках по категоріях справ та розміщені на стелажах у порядку щорічних надходжень. Наявні постелажні топографічні покажчики, створені за передбаченим Інструкцією зразком.
Справи передаються до архіву суду згідно затвердженого головою суду графіку (п. 8.1 Інструкції), який складається в кінці року, відповідно до описів згідно з додатком 8 Інструкції про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затвердженої наказом ДСА України від 14.07.03 № 277.
При передачі справ в архів на зберігання у лівому верхньому кутку обкладинки справи та в «довідковому листі» до справи проставляється дозвіл головуючого, дата та термін до якого справа повинна зберігатися.
Про передачу справ до архіву суду складається відповідний акт.
Старшим секретарем постійно контролюються строки зберігання справ.
На судові справи та документи, строк зберігання яких закінчився, складається акт про вилученню для знищення. Ці акти погоджуються експертною комісією суду після проведення експертизу цінності документів.
Разом з тим, старшим секретарем суду проводиться робота по складанню річних розділів описів справ постійного, тривалого зберігання та справ з особового складу.
Крім того, експертною комісією проводяться ревізії обліково-статистичних карток, справ із рішеннями, що зберігаються в архіві суду за 1946-2009 рр. Остання ревізія експертної комісії була проведена 29.03.2010 року.
Організація діяльності служби судових розпорядників
Служба судових розпорядників Локачинського районного суду представлена однією штатною одиницею. Судовий розпорядник Штик А.М. щомісячно до 5 числа після звітного періоду подає звіт, встановленої форми, на виконання наказу ДСА України від 29.12.04 р. № 243/04 “Про затвердження форми звітності для підрозділів служби судових розпорядників апеляційних і місцевих судів та територіальних управлінь державної судової адміністрації”. Зауважень до строків подання та змісту звітної інформації не виникало.
При виконанні своїх обов’язків судовий розпорядник керується – інструктивними і методичними матеріалами з питань діяльності служби судових розпорядників; журналом забезпечення проведення судового засідання, виконання розпоряджень суддів та керівників суду (усього у 2010 році забезпечено 548 судових засідань). Номенклатурні справи і журнали ведуться відповідальним працівником належним чином.
Свою роботу судовий розпорядник організовує відповідно до плану роботи на відповідний рік, який затверджений головою суду. Форменим одягом судовий розпорядник забезпечений частково.
Організація обліку та використання у суді товарно-матеріальних цінностей
Наказом голови суду від 10.01.07 №6/2.4 призначено матеріально відповідальною особою за майно Локачинського районного суду старшого секретаря суду Гордіюк А.Т.
Облік надходження та витрат маркованої продукції в суді здійснює старший секретар суду Гордіюк А.Т. Марки та марковані конверти зберігаються в сейфі. В результаті перевірки наявності маркованої продукції виявлено, залишок в суді відповідає залишку згідно бухгалтерського обліку територіального управління і станом на 13.08.10 становить: маркованих конвертів на суму 737,52 грн., марок – на суму 124,75 грн.
Видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів і відомостей витрат матеріалів на потреби установи з дотриманням єдиних вимог, затверджених спільним наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України №142/181 від 10.08.2001 року «Про затвердження типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ».
При проведенні вибіркової перевірки інвентаризації обладнання, устаткування та інвентарю відмічено, що необоротні активи, які є в наявності у суді на період перевірки, відповідають даним обліку відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності і зберігаються належним чином. Інвентарні номери є на всіх основних засобах і відповідають присвоєним інвентарним номерам згідно з інвентарними картками.
Вивчення стану організації обліку та використання у суді товарно-матеріальних цінностей показала належний рівень виконання з дотриманням встановлених єдиних вимог та методологічних засад, підготовки та практичних навиків матеріально-відповідальних осіб.
Висновки та пропозиції:
За результатами комплексного вивчення визнати стан організації роботи Локачинського районного суду на належному рівні.
З метою покращення якісного рівня організації роботи суду голові суду Усік Н.Є. та керівнику апарату суду Березняк Л.В рекомендовано:
- неухильно дотримуватись вимог до організаційно-розпорядчої документації суду;
- посилити контроль за діяльністю канцелярії з питань обліку, реєстрації документів, звернення судових рішень до виконання (щоквартально проводити перевірки роботи відповідальних працівників);
- при підготовці публікацій у місцеві ЗМІ особливу увагу звертати на інформування населення про норми законодавства, що регламентують правовідносини, у яких найчастіше виникають спори;
- наказом суду про ведення табельного обліку, визначити осіб на яких покласти обов’язки з ведення табельного обліку;
- зараховувати до кадрового резерву для державної служби на посаду керівника апарату суду не менше двох осіб.
|
В.о. начальника територіального управління
|
О.Давидюк
|
|
Завідувач сектору кадрової роботи, організаційного
забезпечення діяльності кваліфікаційних комісій
суддів та органів суддівського самоврядування
|
Г.Корж
|
|
Головний спеціаліст сектору організаційного,
юридичного та господарського забезпечення
діяльності судів
|
Б.Оксенюк
|
|
Провідний спеціаліст сектору організації
роботи з ведення судової статистики,
судового діловодства та архіву судів,
організації служби судових розпорядників
|
О.Вознюк
|
_03_03.png)
