Довідка
за наслідками контрольного вивчення стану організації роботи
Камінь-Каширського районного суду за період з 01.01.09 по 03.09.10
Вивчення стану діяльності у місцевих загальних судах області є одним з важливих методів організаційного забезпечення його діяльності, має за мету виявити позитивний досвід роботи для подальшого його розповсюдження, а також виявити недоліки та причини їх породження, допомогти в розробленні заходів щодо усунення цих недоліків.
Контрольне вивчення стану організації роботи Камінь-Каширського районного суду проводилось 3 вересня 2010 року.
Об’єктом дослідження було визначення якісних змін у роботі суду після вжиття ним заходів, що рекомендовані спеціалістами управління у ході вивчення роботи суду у вересні 2007 року. Вивчення проводилося відповідно до плану проведення ТУ ДСА в області вивчення стану організації діяльності місцевих загальних судів області у 2010 році, затвердженого 05.01.10, Методичних рекомендацій щодо вивчення стану організаційного забезпечення роботи загальних судів, кваліфікаційних комісій суддів та органів суддівського самоврядування, затверджених рішенням Ради суддів України від 13.05.05 № 24 та на виконання рішення колегії ДСА України від 11.10.07 № 6/3.
Контрольне вивчення стану організації роботи суду здійснювалося робочою групою у складі: керівник групи – завідувач сектору організаційного, юридичного та господарського забезпечення діяльності судів Пивовар С.А. та представники територіального управління - завідувач сектору організації роботи з ведення судової статистики, судового діловодства та архіву судів, організації служби судових розпорядників Павлюк О.О., головний спеціаліст сектору кадрової роботи, організаційного забезпечення діяльності кваліфікаційних комісій суддів та органів суддівського самоврядування Борсук О.М., головний спеціаліст сектору організаційного, юридичного та господарського забезпечення діяльності судів Оксенюк Б.П.
Наказом Державної судової адміністрації України “Про затвердження Переліку модельних судів” Камінь-Каширський районний суд визначено як модельний суд Волинської області.
Камінь-Каширський районний суд розташований у 2-поверховому кам’яному типовому приміщенні, спеціально побудованому для відправлення правосуддя у 1981 році загальною площею 448 м2 та робочою площею 364 мз .
Наявне приміщення суду не відповідає вимогам, які пред’являються до приміщень районних (міських) судів. Загальна площа відсутніх приміщень становить 322 м2. Поліпшення умов роботи працівників апарату суду і суддів та приведення площі приміщення у відповідність вимогам, є можливим за рахунок добудови третього поверху. Попри вжиті заходи щодо виготовлення проектно-кошторисної документації на здійснення добудови, відсутність кошторисних призначень не дозволяє розпочати будівельні роботи.
У 2009 році районний суд забезпечено: канцелярським та настільним приладдям на суму 927,3 грн., папером – 2333,76 грн., марками – 15433,9 грн., маркованими та немаркованими конвертами – 5430,69 грн., бланковою та журнальною продукцією - 3729,60 грн., CD-дисками на суму майже 1405,84 грн., комп'ютерною технікою – 4607 грн., залом судового засідання - 24037,5 грн. тощо.
У 2010 році (на час вивчення) по мірі надходження коштів районний суд забезпечено: канцелярським та настільним приладдям на суму 855,75 грн., господарськими товарами – 390,36 грн., папером - 4606,30 грн., марками – 11657 грн., маркованими та немаркованими конвертами – 6454,38 грн., бланковою та журнальною продукцією - 999 грн., CD-дисками – 982,62 грн., комп’ютерною технікою – 4999 грн. тощо.
Камінь-Каширський районний суд забезпечено гербовою печаткою та печатками та штампами.
Наказом голови суду призначено відповідальну особу за зберігання та використання гербової печатки суду. Рекомендовано визначити відповідальних працівників і за зберігання та використання штампів суду. Згідно із згаданою Інструкцією, у районному суді печатки і штампи зберігаються у сейфах, ведеться їх облік у відповідному журналі, який прошнурований, пронумерований і підписаний головою суду із закріпленням гербовою печатко. суду. Журнал обліку включений до номенклатури справ суду. Рекомендовано щорічно проводити перевірки наявності печаток і штампів суду, порядок їх зберігання та використання.
У 2009-2010 роках випадків скоєння порушень законодавства стосовно питань незалежності, недоторканості і безпеки суддів та інших працівників суду не було. Судді районного суду забезпечені мантіями та суддівськими нагрудними знаками.
У районному суді встановлені наступні програми і програмні комплекси: «Картка», «Судова статистика», «Паром», «Ліга: Закон», «ESET NOD32». На момент вивчення стану використовуються актуальні версії програмних продуктів, антивірусних баз та баз системи «Ліга: Закон».
Очолює апарат Камінь-Каширського районного суду та здійснює безпосереднє керівництво його діяльністю та відповідно до п.4.1 Типової посадової інструкції, затвердженої наказом ДСА України від 20.07.05 № 86, несе персональну відповідальність за виконання покладених законом на апарат суду завдань, керівник апарату суду – Яцюра І.Б.
Ведення кадрового діловодства
Номенклатурою справ суду передбачено окремий розділ по веденню кадрового діловодства.
За ведення кадрового діловодства в суді відповідають, відповідно до посадових інструкцій керівник апарату Яцюра І.Б. та консультант суду Літвінчук Т.Л.
На всіх державних службовців та суддів суду заведені особові справи, кожній справі присвоєно індивідуальний номер. Особові справи та трудові книжки працівників зберігаються належно, в металевому сейфі. В трудові книжки працівників суду внесені всі необхідні відомості про призначення, переведення, звільнення працівників суду відповідно до наказу голови суду.
За ведення табеля обліку робочого часу та обліку, видачі посвідчень про відрядження Камінь-Каширського районного суду відповідальна особа консультант суду Літвінчук Т.Л.
Призначення на посади державних службовців у 2007-2010 відбувались з дотриманням вимог Закону України “ Про державну службу”. Ранги державним службовцям присвоюються у відповідності до Положення про присвоєння рангів.
У грудні 2009 року головою затверджено графік відпусток працівників на 2010 рік, графік відпусток погоджений уповноваженим трудового колективу. Облік наданих відпусток здійснюється належним чином.
У 2008, 2009, 2010 роках в Камінь-Каширському районному суді проведено щорічну оцінку виконання державними службовцями своїх обов’язків та завдань. Наказом затверджено результати щорічної оцінки, за підсумками роботи у 2009 році: 15 працюючих державних службовців підлягали щорічному оцінюванню, 10 отримали оцінку «добре», 5- «задовільно» .
Для проведення атестації державних службовців у 2007 році головою суду 13.09.07 року затверджено Положення про проведення атестації державних службовців. Наказом затверджено склад атестаційної комісії, визначено дату та коло осіб, які підлягали атестації. Наказом затверджені результати проведення атестації, за результатами всі працівники, які підлягали атестації визнані такими, що відповідають займаній посаді.
В суді сформований та затверджений наказом голови суду кадровий резерв для державної служби на 2010 рік. В резерв зараховано 21 особа, зних дев’ять працівників суду. В кадровий резерв на посаду керівника апарату зарахована лише одна особа. Відповідно до п.4 Положення про формування кадрового резерву для державної служби, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2001 №199 із змінами і доповненнями передбачено, що на кожну посаду державного службовця кадровий резерв формується з такого розрахунку: на посаду керівника - не менше двох осіб, на посади спеціалістів складаються списки осіб, зарахованих до кадрового резерву, з урахуванням фактичної потреби.
Забезпечено введення необхідних даних та підтримується в контрольному стані локальна система „Картка” Єдиної державної комп’ютерної системи „Кадри”.
Робота суддівського самоврядування суду проводиться у формі зборів суддів суду. Положення про збори суддів затверджено рішенням зборів суддів 25.05.2007 року.
Організація роботи суду.
Забезпечення документообігу та контролю за виконанням документів
Номенклатура справ районного суду на 2009-2010 роки розроблена з урахуванням Примірної номенклатури суду, надісланою територіальним управлінням для відома та використання в роботи. Судом враховано порядок введення в дію номенклатури справ. Номенклатура за 2009-2010 роки завершена підсумковими записами категорії та кількості справ.
При огляді номенклатурних справ суду зауважень щодо невідповідності підшитих документів найменуванні самої справи не виявлено.
Підготовку проекту плану роботи суду та контроль за виконанням запланованих заходів забезпечує керівник апарату суду. Плани роботи складаються на кожний квартал та затверджуються головою суду.
Узагальнення проводиться в основному до методичних рекомендації.
Проходження документообігу в районному суді здійснюється в основному з дотриманням встановлених вимог. Журнали реєстрації вхідної та вихідної документації прошиті, скріплені печаткою суду, а також підписом голови суду, кожен аркуш пронумерований.
Головою суду забезпечено організацію проходження документів – від реєстрації до виконання. Документи, що надходять на адресу суду реєструються, передаються на розгляд голові суду та після накладення резолюції надаються виконавцям. Видача документів проходить щодня.
Записи в журналах ведуться в основному охайно, порушення хронології реєстрації документів не виявлено.
Із запровадженням у суді ведення контролю за зареєстрованими документами, в яких установлено термін їх виконання, рівень виконавської дисципліни загалом покращився.
У суді складаються такі види організаційно-розпорядчої документації: накази (з основної діяльності); протоколи (нарад та зборів суддів,зборів трудового колективу, працівниками апарату); акти (довідки, доповідні записки, різного роду акти); листи (листування з апеляційним судом, ТУ ДСА в області, підприємствами, установами, організаціями). В основному проставляються необхідні реквізити, характерні для певних видів документів. Разом з тим, звернуто увагу працівників на неухильному дотриманні вимог до організаційно-розпорядчої документації, що готується у суді.
Робота із зверненнями громадян в Камінь-Каширському районному суді організована і ведеться відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента «Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення», Інструкції з діловодства із зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування. Наказом від 04.01.10 року № 2-01-06 затверджено графік особистого прийому громадян, який проходить кожен понеділок тижня та першої суботи місяця. Графік прийому громадян головою Камінь-Каширського районного, апеляційного та Верховного суду України, начальника територіального управління розміщено на дошці оголошень, що розташована на 1-му поверсі приміщення суду.
Відповідно до записів журналу особистого прийому громадян головою суду у I півріччі 2010 року на особистий прийом звернулося 10 осіб.
У I півріччі 2010 році надійшло 2 письмових звернень.Відповідальному працівнику за дану ділянки роботи у суді надано роз»яснення з питань правильності реєстрації та оформлення звернень громадян, що надходять до суду.
У суді наявні контрольні примірники Кодексів України, зі змінами та доповненнями.
На стендах у приміщенні суду для громадян наявна довідкова інформація та інформація правового характеру.
Обліково-кодифікаційна робота у Камінь-каширському районному суді здійснюється з дотримання надісланих інструктивних матеріалів.Систематична картотека по обліку нормативно-правових актів та матеріалів судової практики в суді наявна та заведена відповідно до правил індексування. З метою оперативного пошуку законодавчих актів картотеки правових публікацій та судової практики ведуться окремо.
У судіведуться журнал обліку юридичної літератури, що надходить до суду та журнал видачі юридичної літератури, які оформлені належним чином.
У щоквартальних планах роботи суду передбачено підготовку публікацій з питань роз’яснення діючого законодавства. Питання діяльності Камінь-Каширського районного суду висвітлюються на сторінках місцевої газети “Полісся”. На виконання доручення теруправління, друковані матеріали про роботу суду скеровуються для формування архівного фонду.
Крім того, з метою правового всеобучу та профілактики правопорушень, голова суду та судді Камінь-Каширського районного суду беруть участь у проведенні профілактичних заходів та виступають із лекціями у школах району та ВПУ №4, про що у планах роботи суду робиться відмітка «виконано». Рекомендовано дану інформацію (доповідач, дата і місце проведення, тема лекції) відображати у відповідній номенклатурній справі.
На стендах у приміщенні суду для громадян наявна довідкова інформація та інформація правового характеру.
У суді щоквартально проводяться інструктажі з техніки безпеки та охорони праці.
Організація та ведення обліково-статистичної роботи та архіву суду, організація служби судових розпорядників.
У Камінь-Каширському районному суді, за рахунок зменшення справ адміністративного судочинства, що надійшли на розгляд до суду, спостерігається стрімка динаміка до зменшення кількості справ і матеріалів, що надходили для розгляду до суду у першому півріччі 2010 року у порівнянні з аналогічним періодом 2009 року на 52,72%. Динаміку цих надходжень відображають показники, наведені у таблиці.
|
№ з/п
|
Категорія справ і матеріалів
|
перше півріччя 2009 року
|
перше півріччя 2010 року
|
2010-1 у %
до 2009-1
|
Темпи приросту (+), зниження (-)
|
Питома вага надходження у загальному числі справ і матеріалів, що надійшли до суду у першому півріччі 2010 року ( %)
|
|
1
|
Кримінальні справи і заяви
|
182
|
149
|
81,9 %
|
-18,1
|
11,6 %
|
|
2
|
Цивільні справи і заяви
|
362
|
393
|
108,6 %
|
+8,6
|
30,5 %
|
|
3
|
Адміністративні справи і заяви
|
1453
|
130
|
8,9 %
|
-91,1
|
10,1 %
|
|
4
|
Справи про адміністративні правопорушення
|
724
|
613
|
84,7 %
|
-15,3
|
47,6 %
|
|
5
|
Усього справ і матеріалів
|
2722
|
1287
|
47,3 %
|
- 52,7
|
Х
|
За рахунок зменшення надходження справ і матеріалів на розгляд до суду, значно зменшилося і навантаження на суддю у порівнянні з попереднім звітним періодом.
Так, середньомісячне надходження справ і матеріалів на одного суддю у першому півріччі 2010 року (з урахуванням штатної чисельності суддів) зменшилось на 52,72% і становило 58,50 справ і матеріалів, при загальному по області – 71,61 (у першому півріччі 2009 року – 123,73, при загальному – 109,90).
Структура середньомісячного надходження справ і матеріалів на одного суддю Камінь-Каширського районного суду у першому півріччі 2010 року виглядає наступним чином: кримінальні справи і матеріали – 6,77 (11,6%), адміністративні справи і матеріали – 5,91 (11,2%), цивільні справи наказного, позовного, окремого проваджень – 17,86 (30,5%), справи про адміністративні правопорушення – 27,86 (47,6%).
Структура середньомісячного надходження справ і матеріалів на одного суддю у першому півріччі 2009 року виглядає наступним чином:кримінальні справи і матеріали – 8,27 (6,7%), адміністративні справи і матеріали – 66,05 (53,4%), цивільні справи наказного, позовного, окремого проваджень – 16,45 (13,3%), справи про адміністративні правопорушення – 32,91 (26,6 %).
Проходження судового документообігу у Камінь-Каширському районному суді здійснюється відповідно до вимог інструктивних та методичних матеріалів.
Реєстрація справ і матеріалів ведеться згідно з індексами, що передбачені пунктом 3.8. Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України від 27.06.06 № 68, зі змінами та доповненнями (далі Інструкції).
Алфавітні покажчики по усіх категоріях справ, реєстраційні та контрольні журнали відповідають встановленим вимогам.
Обліково-статистичні картки по усім категоріям справ, картки на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу та картки обліку сум шкоди, завданої злочином ведуться належним чином. Дотримуючись вимог п. 4.5. Інструкції щодо заповнення картки сум шкоди, завданої злочином, затвердженої наказом ДСА України від 17.02.05 № 21, канцелярія суду здійснює контроль щодо невідшкодованих сум, скеровуються нагадування відповідним установам. Подвійної нумерації або реєстрація документів з буквеним позначенням номера при огляді карток та журналів не виявлено.
Вибірково перевірялася відповідність відміток у контрольних журналах показникам обліково-статистичних карток та матеріалам справи. Невідповідностей не виявлено.
Крім того, вибірково перевірялися справи різних категорій на предмет повного і своєчасного виконання судових рішень, формування судових справ. Секретарі судових засідань та суду дотримуються вимог послідовності підшивання документів. Випадків звернення до виконання судових рішень понад встановлені строки не виявлено. Рішення звертаються до виконання відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевому суді. У матеріалах справи наявні копії супровідних листів, що підтверджують своєчасне та повне виконання судового рішення.
У суді належним чином ведеться облік речових доказів та виконання судових рішень щодо них. Речові докази зберігаються в архіві суду та реєструються у журналі обліку речових доказів, ведення якого відповідає вимогам Інструкції. Знищення речових доказів у суді проводиться відповідно до правил, визначених інструктивними матеріалами, оформляється актом. При надходженні до суду кримінальної справи з речовими доказами, їх наявність звіряється з довідкою про речові докази, складеною органами досудового слідства, перевіряється цілісність їх упаковки і печаток. На даний час дана невідповідність не спостерігалася.
Разом з тим, слід відмітити охайність ведення усіх карток та журналів, повноту відміток у них, належне здійснення контролю в частині своєчасної здачі справ до канцелярії та звернення судових рішень до виконання та зазначити, що організація вказаної ділянки роботи у суді перебуває на високому рівні.
Відомчі звіти суду про стан здійснення правосуддя зберігаються в окремих номенклатурних справах за кожен рік, належним чином оформлені і підписані. У наявності є всі передбачені форми звітності. Звіти до територіального управління подаються у встановлені строки у електронному та паперовому виглядах. Вибірково перевірялась достовірність показників у звітах. Невідповідностей виявлено не було.
За допомогою КП «Паром» на адресу Єдиного державного реєстру судових рішень судом своєчасно скеровуються електронні копії судових рішень. За результатами наповнення Реєстру у першому півріччі 2010 року, вбачається 96,5 % наповнення по відношенню до кількості розглянутих справ та матеріалів.
У суді на належному рівні підтримується і підсистема ведення інформації по судовій справі «Судова статистика» (Атлант), «Ліга-Закон». На момент проведення вивчення стану організації роботи суду, до програми «Атлант» консультантом суду внесено 111 карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальну справу та 814 обліково-статистичних карток на справу про адміністративне правопорушення.
На належному рівні організована робота і в архіві суду. Для забезпечення схоронності документів виділено окремий кабінет, який обладнаний сигналізацією, з металевими дверима, вікно заґратоване.
Фонд архіву складають документи 1949-2009 років. Організовує та веде свою роботу, відповідно до Плану роботи архівного підрозділу та експертної комісії, архіваріус суду.
Судом вжито вичерпних заходів на усунення недоліків, виявлених під час попереднього вивчення стану організації роботи суду - для проведення попередньої експертизи наукової та практичної цінності документів у суді створено постійно діючу експертну комісію, наказами голови суду затвердженні Положення про експертну комісію та Положення про архівний підрозділ суду.
У номенклатурних справах наявні описи справ постійного, тимчасового, тривалого зберігання.
Усі справи зберігаються в окремих в’язках по категоріях справ та розміщені на стелажах у порядку щорічних надходжень, наявний постелажний топографічний покажчик за передбаченим Інструкцією зразком.
Справи передаються до архіву суду згідно затвердженого головою суду графіку (п. 8.1 Інструкції), відповідно до описів. При передачі справ в архів на зберігання у лівому верхньому кутку обкладинки справи проставляється дозвіл головуючого.
Служба судових розпорядників Камінь-Каширського районного суду представлена однією штатною одиницею. Судовий розпорядник організовує свою роботу відповідно до Особистого плану роботи на поточний рік, затвердженого головою суду, та щомісячно до 5 числа після звітного періоду подає звіт, встановленої форми, на виконання наказу ДСА України від 29.12.04 р. № 243/04 “Про затвердження форми звітності для підрозділів служби судових розпорядників апеляційних і місцевих судів та територіальних управлінь державної судової адміністрації”. Зауважень до строків подання та змісту звітної інформації не виникало. Журнал обліку інформації щодо забезпечення проведення судового засідання та номенклатурні справи ведуться відповідальним працівником належним чином, відповідно до вимог інструктивних та методичних матеріалів.
Організація обліку та використання у суді товарно-матеріальних цінностей
Облік надходження та витрат маркованої продукції в суді здійснює відповідальною особою суду. Марки та марковані конверти зберігаються в сейфі.
Видача та списання матеріалів, господарських товарів, малоцінного та швидкозношуваного інвентарю проводиться згідно актів і відомостей витрат матеріалів на потреби установи з дотриманням єдиних вимог, затверджених спільним наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України №142/181 від 10.08.2001 року «Про затвердження типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ».
При проведенні вибіркової перевірки інвентаризації обладнання, устаткування та інвентарю відмічено, що необоротні активи, які є в наявності у суді на період перевірки, відповідають даним обліку відділу планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності і зберігаються належним чином. Інвентарні номери є на всіх основних засобах і відповідають присвоєним інвентарним номерам згідно з інвентарними картками.
Висновки та пропозиції:
За результатами контрольного вивчення визнати стан організації роботи Камінь-Каширського районного суду на належному рівні.
З метою покращення якісного рівня організації роботи суду голові суду Гордійчуку В.М. та керівнику апарату суду Яцюрі І.Б. рекомендовано:
- зараховувати до кадрового резерву для державної служби на посаду керівника апарату суду не менше двох осіб;
- неухильно дотримуватись вимог до організаційно-розпорядчої документації суду;
- продовжити започатковані заходи в частині завершення впорядкування архіву суду;
- вживати заходів з метою 100% наповнення Єдиного державного реєстру судових рішень;
- відповідно до ст. 144 Кодексу законів про працю за сумлінне виконання своїх функціональних обов’язків розглянути питання про заохочення старшого секретаря суду Віліщук Наталії Федорівни;
- про вжиті заходи щодо покращення роботи Камінь-Каширського районного суду повідомити територіальне управління ДСА в області до 1 грудня 2010 року.
|
Завідувач сектору організаційного, юридичного та
господарського забезпечення діяльності судів
|
С.Пивовар
|
|
Завідувач сектору організації роботи з ведення
судової статистики, судового діловодства та архіву судів,
організації служби судових розпорядників
|
О.Павлюк
|
|
Головний спеціаліст сектору кадрової роботи,
організаційного забезпечення діяльності
кваліфікаційних комісій суддів та органів
суддівського самоврядування
|
О.Борсук
|
|
Головний спеціаліст сектору організаційного, юридичного та
господарськогозабезпеченнядіяльностісудів
|
Б.Оксенюк
|
_03_03.png)
